7 elementów, które pomogą Ci skutecznie zrealizować projekt …

… i wprowadzać zmiany w życie

Już za chwilę Nowy Rok. Pełen nowych wyzwań, projektów, zmian. Kolejny rok, w którym możesz stworzyć coś nowego, poprawić siebie i otoczenie, w którym funkcjonujesz, ułatwić codzienne zmagania z rzeczywistością, po raz pierwszy zrealizować projekt, zrobić coś oszałamiającego czy spełnić jedno ze swoich Marzeń. Cokolwiek sobie obiecasz lub już obiecałeś! Uzbrój się w wewnętrzną motywację i wielkie pokłady samodyscypliny. Przyda się też metodyczne podejście. To które przedstawiam poniżej. U mnie działa – na poziomie realizacji projektów i wdrażania różnego rodzaju zmian. Jestem pewien, że pomoże też Tobie, bo metoda jest uniwersalna. Musisz jej jednak spróbować, bo samo przeczytanie nic Ci nie da.

Pierwszy: Zrozumienie oczekiwań

Zacznij od zdefiniowania najważniejszych interesariuszy i stwórz listę ich oczekiwać związanych z projektem. Musisz je nie tylko znać, ale też dobrze rozumieć o co dokładnie chodzi szefowi, żonie bądź mężowi, sponsorowi projektu, czy też komukolwiek innemu dla kogo realizujesz prace. To dotyczy również Ciebie. Jeśli robisz coś dla siebie nie wahaj się i uzyskaj od siebie informację czego oczekujesz. I spisz je na kartce w notesie, w Nozbe, czy gdziekolwiek prowadzisz listę swoich spraw. Pamiętaj! To musi być konkret, a nie ogólnik w stylu uruchomić apkę, napisać grę, odbyć podróż dookoła świata, czy uruchomić własną firmę.

Dlaczego musisz zrozumieć jakie są oczekiwania związane z realizacją projektu? Nie ma nic gorszego niż realizować coś w oparciu o własne predykcje odnośnie oczekiwań głównych interesariuszy*. Nie znasz ich – zapytaj. I nie daj się zbyć „przecież wiadomo”, „już to mówiłem”, „to oczywiste”. Dla Ciebie nie musi być oczywiste. Zadawaj pytania, żeby zrozumieć, poszerzyć zakres posiadanych informacji czy też zakwestionować sens. Warto kwestionować pytając: dlaczego?!

  • Żeby wiedzieć co jest ważne dla Twojego Klienta.

Drugi: Świadomość powodów realizacji

Dlaczego to robimy? Po co to robimy? Wbrew pozorom nie jest to jedno i to samo pytanie. Pierwsze dotyczy problemów, które stoją u podstaw realizacji projektu czy zmiany. Problemem jest nie tylko słabo działający system, mało użyteczna aplikacja mobilna dla Klientów, ale również nieobecność Twojej firmy na jakimś rynku, słaba pozycja konkurencyjna, czy pojawienie się okazji rynkowej, którą musisz wykorzystać.

Pytanie po co dotyczy korzyści, które osiągniesz po zakończeniu prac i wdrożeniu rozwiązania, nad którym będziesz intensywnie pracował.

  • Żeby znać problemy, które trzeba rozwiązać i korzyści jakie dzięki temu są do osiągnięcia.

Trzeci: Zdefiniowanie co osiągnąć i jak zrealizować projekt

Precyzyjne zdefiniowanie rezultatu jaki ma zostać osiągnięty to kolejny element, bez którego nie ma sensu zaczynać prac. I to bez względu na to czy działasz zwinnie, kaskadowo, czy polegasz na swojej intuicji. Rezultat przekłada się na zakres prac. Musisz wiedzieć co, żeby zabrać się za jak. To jest właściwa kolejność a nie żadna inna. Nie zaczynaj od realizacji zmian, bo jest mało czasu na zdefiniowanie ich zakresu i zaplanowanie frontu robót. Nawet jeśli myślisz inaczej – porażka planowania to planowanie porażki.

Nie mniej ważne od zdefiniowania zakresu jest zdefiniowanie tego, czego nie będziesz realizował w ramach swojego przedsięwzięcia. Przyłóż się do tego dokładnie z takim samym zaangażowaniem jak do definiowania rezultatów, które chcesz osiągnąć. I włącz do zatwierdzenia decydentom, żeby mieli szansę zrozumieć czego Ci nie wcisną na etapie realizacji i ewentualnie poszerzyć swoje oczekiwania. Jeśli robisz coś dla siebie to tym ważniejszy jest część „poza zakresem”. Sugeruję Ci również dopisanie do poszczególnych punktów tam wyszczególnionych powód, dla którego nie będzie to realizowane. Albo nawet kilka powodów. Gdy będziesz już realizował projekt pokusa poszerzenia zakresu będzie łatwiejsza do opanowania. Przez Ciebie i decydentów. Sprawdzone w boju.

  • Żeby określić rezultaty, które dostarczysz i wiedzieć jakie elementy nie będą realizowane.

Czwarty: Skupienie na dostarczeniu rezultatu

Nie ma chyba większego grzechu popełnianego przez kierownika projektu niż grzech zapomnienia. O oczekiwaniach i powodach realizacji, pierwszych dwóch punktach na tej liście. Z ich powodu posługuję się pojęciem dostarczenia rezultatu a nie produktu. Produkt to coś fizycznego co jest wytwarzane w trakcie realizacji. Rezultat jest pojęciem szerszym, gdyż zawiera w sobie również oczekiwania, które spełnia dostarczany produkt. Patrząc z perspektywy Klienta – jakie korzyści uzyska bądź jakie problemy dzięki niemu rozwiąże. Produkty projektu są tylko środkiem do osiągnięcia celu. To trochę jak z selekcją składu drużyny na mecz. Nie każdy skład zapewni zwycięstwo, ale trener wiedząc, że końcowy rezultat i będzie korzystny, może posadzić na ławce rezerwowych kluczowych graczy. Nie oznacza to wcale, że może zapomnieć o tym za co płacą kibice i sponsorzy. Co to to nie! Jeśli przyszli oglądać Messiego, to nie sadza go na ławce rezerwowych nawet jeśli nie jest mu niezbędny na boisku! Jeśli jednak głównym celem jest wynik a nie piękno widowiska, to nie ma problemu. I dlatego, żeby dowieść oczekiwany rezultat nie możesz zapominać o oczekiwaniach swojego Klienta.

Pamiętaj o tym, że nie żyjesz w próżni i Twoje działania oddziałują na otoczenie. I vice versa. Zadbaj o komunikację, aby zabezpieczyć realizację rezultatów przed negatywnym wpływem otoczenia. Powiedz interesariuszom czego i kiedy Ci potrzeba. Nie konkuruj tylko skup się na synergii. Więcej uzyskasz grając w zespole niż walcząc o zasoby. Głową muru nie przebijesz, ale z pomocą innych możesz go przeskoczyć.

  • Żeby wiedzieć na co skierować swoją uwagę.

Piąty: Jakości estymacji

Mimo tego, że to tylko estymacje i tak naprawdę nie ma żadnego znaczenia czy każde zadanie skończysz o czasie. Istotne jest by skończyć na czas cały projekt. Dołóż jednak wszelkich starań, żeby przygotowany przez Ciebie plan był jak najbardziej realistyczny. Wstawienie rezerw czasowych do poszczególnych zadań nie podnosi realności wykonania tylko automatycznie wymusza marnotrawstwo czasu i pieniędzy. Prawo Parkinsona się kłania.

Jak urealnić plan? Wspólnie. Praca zespołowa daje szereg korzyści. Pod jednym warunkiem. Do zespołu należą osoby, które mają pojęcie o wyobrażeniu. Nie muszą się lubić, żeby efektywnie pracować, podnieść jakość planu, wspólnie podejmować decyzje i współdzielić odpowiedzialność. Praca zespołowa powoduje, że 2+2=5! Warto też, skonfrontować końcowe estymacje z innymi osobami posiadającymi doświadczenie w budowaniu planów.

  • Żeby znać obszar, po którym możesz się swobodnie poruszać.

Szósty: Ocena postępów

Dobry plan to nie tylko wytyczne jak powinna przebiegać realizacja prac, ale podstawa do kontroli ich przebiegu. Skuteczne zarządzanie wymaga wdrożenia mechanizmów kontrolnych, które dadzą informacje potrzebne do podejmowania decyzji czy motywowania ludzi pracujących w projekcie. Dobrze, jeśli osoby realizujące zadania projektowe same, na bieżąco raportują ich realizację. Ty możesz skupić się wtedy na kontroli i reagować w sytuacjach, gdy życie rozmija się z planami. Na etapie realizacji kontroluj nie tylko harmonogram, ale również wydatki i jakość zrealizowanych produktów, według wcześniej ustalonych kryteriów.

A jeśli sam realizujesz „swój projekt” to tym bardziej pamiętaj o raportowaniu realizowanych zadań. Nawet jeśli wydaje Ci się to niepotrzebną buchalterią.

  • Żeby wiedzieć gdzie jesteś i co Cię jeszcze czeka.

Siódmy: Opowiadanie postępów zamiast raportowania statusu

Raportowanie statusu projektu to – używając języka zaczerpniętego z łyżwiarstwa figurowego – program obowiązkowy dla kierowników projektów i program dowolny dla pozostałych. Z perspektywy kierownika projektu warto poświęcić mu trochę więcej uwagi i zamienić „przykry obowiązek” w niedostępny dla większości przywilej. Niewielu ma bowiem okazję do chwalenia się swoimi osiągnięciami przed firmową egzekutywą. Wykorzystaj to i opowiedz im historię sukcesu zarządzanego przez Ciebie projektu. Ubarwij suche fakty i gołe liczby. Opowiedz, jak radzisz sobie z wyzwaniami i jak można to wykorzystać w innych realizowanych w Twojej firmie przedsięwzięciach. Wyjdź poza schemat a zostaniesz dostrzeżony. Będzie Ci też łatwiej uzyskać potrzebne decyzje i zgody.

Program dowolny jest natomiast niczym innym jak skutecznym motywatorem do realizacji Twoich planów. Skoro nie masz nad sobą decydentów, którym musisz się spowiadać to spowiadaj się szerokiej publiczności i dziel się z nią swoimi doświadczeniami, sukcesami i nauką. Włącz to na listę cyklicznych zadań w realizowanym przez Ciebie przedsięwzięciu i dziel się ze światem swoimi przygodami.

  • Żeby się lansować i motywować.

I to by było na tyle. Tylko tyle i aż tyle. Skuteczni kierownicy projektów wykorzystują te zasady w codziennej pracy i dzięki nim osiągają lepsze rezultaty. Wiedzą dla kogo, dlaczego, co i jak. Potrafią efektywnie organizować swój czas i dobrze zaprezentować swoje osiągnięcia i sprzedawać rezultaty swojej pracy i siebie.

Ty też możesz działać sprawniej. Skorzystaj z powyższych rad i pobierz darmowe planery.

Planer

* Interesariusz – w uproszczeniu – osoba, społeczność, organizacja itp. – których będzie dotykało Twoje przedsięwzięcie, bądź sami mogą na nie wpływać.

Zdjęcie: Benjamin Davies z Unsplash.

Leave A Comment