Chcesz być produktywnym? Unikaj tego jak ognia.

Każdy chce być produktywnym szczególnie, że żyjemy w świecie, który pędzi do przodu na złamanie karku. Mamy coraz więcej zadań do realizacji i coraz mniej czasu na ich wykonanie. Każdego dnia, przez cały czas; w pracy i w domu. Naszemu mózgowi dajemy szansę odpocząć jedynie podczas snu, który jednak coraz bardziej mu ograniczamy – zazwyczaj właśnie z braku czasu.

Umiejętność realizacji wielu zadań na raz wydaje się być cudownym rozwiązaniem naszych problemów – możliwością zrealizowania większej ilości celów w krótszym czasie – by być produktywnym.

Wspaniale jest też mieć cały czas przy sobie urządzenia, które „pomagają” ogarniać ważne służbowe sprawy w trakcie spotkań, czy w czasie wolnym od pracy. Przecież to tylko jeden e-mail i będę miał temat z głowy. 😉

Nie bez konsekwencji.

Nie jesteśmy komputerami

W języku IT wielozadaniowość oznacza cechę systemu operacyjnego umożliwiającą mu równoczesne wykonywanie więcej niż jednego zadania. Systemu operacyjnego! Kto ma Windows na swoim komputerze? Łapka do góry! Zadowoleni? Ja też na początku byłem zadowolony. Dlaczego? Bo działał bardzo wydajnie. Z racji jednak tego, że jest systemem otwartym musi być w ciągłej interakcji. Stale uważać na zmieniające się otoczenie i dostosowywać do niego. Uodparniać się na ataki. Ciągle się aktualizować. Wykonywać wiele operacji „równolegle”. Działać wielozadaniowo. A skoro Windows nie daje rady to nie licz na to, że Ty dasz radę. W odróżnieniu od Windows’a nie możesz się przeinstalować!

Nie jesteśmy komputerami, więc nie powinniśmy próbować funkcjonować tak jak one. Co prawda ludzki mózg, potrafi wykonywać wiele czynności jednocześnie. Problem polega na tym, że nie na poziomie świadomym. Tutaj potrafimy skupić się tylko na jednej rzeczy w danej chwili. Spróbuj w trakcie czytania książki zacząć myśleć o swoim ostatnim wieczorze z przyjaciółmi. Gwarantuję, że już po chwili nie będziesz wiedział(-a) o czym przed chwilą przeczytał(-aś).

Wielozadaniowość niszczy mózg

Badania, przeprowadzone przez naukowców Uniwersytetu Sussex w Wielkiej Brytanii, wykazały korelację pomiędzy czasem spędzanym na równoczesnym korzystaniu z kilku urządzeń – np. smartfon w trakcie oglądania telewizji czy przeglądania Internetu – a gęstością części naszego mózgu odpowiedzialnego za empatię, myślenie poznawcze i emocjonalną kontrolę! Dokładnie chodzi o przedni zakręt kory obręczy naszego mózgu. Osoby, które najwięcej czasu poświęcały, nazwijmy to multirozrywce, mają mniejszą gęstość tej części mózgu od pozostałych uczestników badania.

Przedni zakręt kory obręczy jest jednym z najbardziej istotnych z punktu widzenia procesów poznawczych obszarem kory mózgowej. Wielu badaczy identyfikuje ten obszar z egzekucyjnym systemem uwagi. System ten jest odpowiedzialny za identyfikowanie, rozpoznawanie oraz przetwarzanie informacji i egzekwowanie działań (włącznie z działaniami poznawczymi). Procesy zainicjowane przez ten system decydują o kolejności przetwarzania informacji przez systemy neuronalne. System egzekucyjny uwagi jest aktywny w sytuacjach:

  • planowania działań i podejmowania decyzji,

  • wymagających działań́ korekcyjnych związanych z popełnianymi błędami,

  • wymagających działań́ niestandardowych, niewyuczonych, nierutynowych,

  • wymagających działań trudnych i niebezpiecznych,

  • wymagających działań wymagających wyhamowania reakcji niepożądanych.

Osłabiając go w drastyczny sposób osłabiamy efektywność naszego mózgu.

Ze szkodliwością wielozadaniowości jest trochę tak jak …

… ze szkodliwością palenia papierosów. Od jednego nie dostaniesz raka. Są tacy, którzy palą całe życie i umierają ze starości. Statystycznie jednak palenie papierosów jest przyczyną przedwczesnej śmierci. Zabija setki tysięcy, jeśli nie miliony, palaczy na wiele lat przed czasem.

I podobnie jest z wielozadaniowością. Może nas nie zabija, ale na pewno istotnie zmniejsza naszą produktywność. Niestety albo nie widzimy, albo lekceważymy jej destruktywny charakter. Może właśnie dlatego wciąż nader często zapominają o jej negatywnym wpływie menadżerowie, wrzucają swoim pracownikom kolejne, niecierpiące zwłoki zadanie do wykonania.

Wielozadaniowość obniża produktywność

Wielozadaniowość powoduje, że przenosisz swoją uwagę z zadania, którym właśnie się zajmujesz na rzecz tych, które już czekają na Twoje przełączenie się na nie. Nawet jeśli jeszcze nie zabrałeś się za ich realizację.

Oderwanie się choć na chwilę, by „rzucić okiem” na ekran smartfon-a i przeczytać wiadomość od znajomego, czy też ważnego maila od szefa powoduje, że tracisz czas na ponowne zanurzenie się w zadanie, nad którym pracujesz. A potrzeba na to czasem kilkanaście minut i więcej.

Dr Clifford Nass, nieżyjący już profesor Uniwersytetu Stanforda, zaobserwował wśród studentów, którzy robili kilka rzeczy na raz, osłabienie koncentracji, problem z pamięcią krótkotrwałą oraz z efektywnym przełączaniem się pomiędzy zadaniami.

Osoby, które regularnie bombardują się kilkoma strumieniami elektronicznych informacji w trakcie realizacji zadań poznawczych (wymagających tzw. inteligencji kognitywnej) pracują dużo mniej produktywnie! Ich umiejętność koncentracji na zadaniu jest znacznie niższa niż osób wykonujących jedną czynność w jednym czasie. Mają również problemy z przypominaniem sobie informacji potrzebnych do realizacji realizowanego zadania.

Wielozadaniowość obniża poziom IQ bardziej niż palenie marihuany

Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi w Instytucie Psychiatrii Uniwersytetu Londyńskiego badani, którzy rozpraszają się mailami, wiadomościami tekstowymi bądź telefonami, zanotowali średnio spadek IQ o 10 punktów. To ponad dwukrotnie więcej niż wynik uzyskany w badaniu wpływu palenia marihuany. Z badania wynika również, że 62% respondentów sprawdza wiadomości z pracy w wolnym czasie i w trakcie wakacji. Ponad połowa z badanych odpowiada na maila natychmiast po ich otrzymaniu bądź tak szybko jak to jest możliwe, a 21% deklaruje, że robią to nawet w trakcie spotkań, w których uczestniczą. U osób, które permanentnie przerywają realizację swoich zadań by odpowiedzieć na maile czy wiadomości tekstowe zaobserwowano podobny wpływ na sprawność umysłową jak w przypadku „zarwania nocy”. Tylko, że po nich tego nie widać.

Wielozadaniowość podnosi poziom stresu

Naukowcy z Uniwersytet Kalifornijskiego w Irvine wykryli, że osoby, które nie odłączają się z trybu praca, po przejściu w tryb życie prywatne – np. poprzez stały dostęp do służbowego maila przez smartfona – mają wyższe tętno od tych „niepołączonych” z pracą.

Podobnie dzieje się, gdy staramy się realizować więcej niż jedno zadanie jednocześnie przełączając się między nimi symultanicznie. Wielozadaniowcy doświadczają po prostu większego stresu od „jednozadaniowców”. Negatywne efekty zachowują się nawet, gdy zadania są już zakończone. Prowadzi to do trwałego upośledzenia myślenia kognitywnego i umiejętności skupiania się na zadaniu.

Jak sobie radzić z wielozadaniowością i być produktywnym?

Najprostszą odpowiedzią jest: robić po jednej rzeczy na raz. Czy to jest możliwe? To Ty decydujesz. W tą stronę idzie optymalizacja procesów biznesowych. Do nas też dojdzie, tylko jak zwykle ma trochę dłuższą drogę.

Ale jak to zrobić? Teraz podpowiem Ci jedną zasadę, która pomoże Ci być produktywnym. U mnie działa – jak mawiają informatycy. Wiem to po wynikach, które osiągam, jeśli jej nie przestrzegam. Są dużo słabsze niż być powinny.

To zasada 90 minut. Rezultat badań profesora Andersa Ericssona z Uniwersytetu Floryda, który przeanalizował sposób działania ludzi sukcesu w różnych obszarach. Zauważył, że najlepsi z nich pracują w cyklach 90-ciominutowych. Po tym czasie następowała przerwa na regenerację. A następnie kolejny 90 minutowy cykl. I tak do maksymalnie 3 – 4 cyklów dziennie.

Takie samo podejście sugeruję Tobie. Nie muszę chyba dodawać, żebyś w tym czasie zajmował się tylko jednym zadaniem.

Inne sposoby na radzenie sobie z wielozadaniowością w jednym z kolejnych wpisów. Poinformuję Cię o nich mailem, więc jeśli nie zapisałeś się jeszcze do Newslettera, to skorzystaj z poniższego formularza zapisu. Trochę klikania, które się opłaci.

Zdjęcie: William Iven z Unsplash.

By |2018-03-02T22:29:46+00:0015 grudnia 2017|Produktywność, Zarządzanie czasem|0 Comments

Leave A Comment