Jeśli ma te 6 cech to jest to projekt.

Projekt, nieodłączny element dzisiejszego krajobrazu biznesowego

Projekt. Jedno z najbardziej popularnych obecnie pojęć w świecie biznesowym. Jest odmieniane przez wszystkie przypadki i doklejanie do wielu działań realizowanych w każdej firmie. Nie zawsze, a śmiem nawet twierdzić, że w większości przypadków nie będących projektami. Ale cóż. Taki mamy klimat. Dzisiaj każdy robi projekty – nawet dzieciaki w szkole, przygotowując prezentację o swoim hobby.

Od mniej więcej przełomu wieków, do kiedyś najbardziej popularnych projektów budowlanych, zaczęły dochodzić projekty informatyczne, rozwojowe, organizacyjne, produktowe, marketingowe, badawcze, PR-owe, HR-owe i wiele innych. Wszyscy teraz robią projekty. To „modne”. Pozwala też wyrwać się – czasem tylko na kilka dni – od codziennej monotonii pracy.

Wróćmy jednak do tego czym jest projekt. Wyjaśnię co się kryje pod tym słowem, opisując najważniejsze jego cechy. Po to, żebyś zrozumiał(-a), czy to w co akurat wkładasz swoje ręce powinno być zarządzane w niestandardowy sposób, czy też możesz to ogarnąć standardowo. I jeszcze jedno. Nie będę tu prowadzić rozważań akademickich. Czysta praktyka. 🙂

Będę posługiwał się również pojęciem przedsięwzięcia, które dla mnie dużo lepiej opisuje złożoność pojęcia projekt.

1. Projekt jest złożony i długotrwały

Spróbujmy przez wskazanie działań, które nie wypełniają definicji złożony i długotrwały. Projektem nie będzie więc przygotowanie analizy czy raportu, zrobienie prezentacji, przygotowanie oferty handlowej, dodanie popup’a do strony www, obsługa reklamacji klienta, zamknięcie miesiąca w księgowości, czy też każde inne działanie, które wykonywane jest cyklicznie, w ramach codziennych obowiązków zawodowych i nie zajmie nam więcej niż … no właśnie. Kilka godzin / dni / tygodni i nie wymaga specjalnego planowania i jest standardem postępowania. „Postawienie” strony internetowej, na której czytasz ten wpis, nie było już dla mnie projektem. Nie dlatego, że jestem jakimś ekspertem od WordPress’a. Dlatego, że to moja czwarta strona budowana na wordpressie, a stopień jej złożoności i znajomość narzędzia nie wymagał specjalnego planowania, a tylko znalezienia odrobiny czasu. Samo jej postawienie i skonfigurowanie zajęło mi z przerwami na inne zajęcia maksymalnie 5 dni. I tu przechodzimy do kolejnej cechy projektu.

2. Projekt jest niepowtarzalny i obarczony ryzykiem

No właśnie. Niepowtarzalny, czyli niestandardowy. Nawet jeśli wykonywany w oparciu o podobne czy te same założenia.
Weźmy na przykład budowę domu, w oparciu o ogólnie dostępny i bardzo popularny projekt architektoniczny, który możesz kupić w Internecie. Nawet, jeśli zgodnie z nim powstało już wiele domów, to dla Ciebie budującego go po raz pierwszy, będzie to zdecydowanie i niezaprzeczalnie przedsięwzięcie.

Niepowtarzalność projektu wiąże się również bezpośrednio z pojęciem ryzyka. Towarzyszy nam zawsze, gdy robimy coś po raz pierwszy lub nie mamy większego doświadczenia z materią, z którą przyszło nam pracować. Ryzyko projektowe, o którym tu mowa, działa zarówno na projekt, gdyż zagraża jego realizacji jak również na otoczenie, w którym jest realizowany – np. firmę lub rodzinę. Angażuje bowiem ich zasoby a porażka projektu przekłada się bezpośrednio na niezrealizowanie jasno zdefiniowanych celów.

3. Projekt ma konkretny cel

Każde przedsięwzięcie realizowane jest w konkretnym celu, biznesowym lub prywatnym. Ważne – dla samego projektu i kierującego nim kierownika – jest wiedzieć, po co angażujemy się w projekt. Zazwyczaj z kilku powodów.

Pierwszy jest bardzo prozaiczny. Ktoś kto wykłada pieniądze wcześniej czy później będzie chciał wiedzieć, co za nie otrzyma(-ł).

Cel(-e) projektu pozwalają nam również odpowiedzieć na pytanie po czym poznam, że projekt się powiódł?. To drugi powód.

Trzecim są zasoby, które musimy zaangażować do realizacji projektu.

4. Projekt jest ograniczony określoną ilością zasobów

Poza ludźmi, którzy w nomenklaturze projektowej należą do zasobów projektowych, mamy tu jeszcze cały wachlarz innych zasobów: materiałów, urządzeń, lokalizacji, że o pieniądzach nie wspomnę. I te zasoby projektowe w 99% są ograniczone. Dlaczego nie napisałem, że w 100%. Bo znam jednego kierownika projektów, który realizując projekt dla pewnej instytucji finansowej, usłyszał w odpowiedzi na pytanie o budżet, że „sky is the limit”. Może to była mennica? Nie wiem. J

Tak to już jest, że na zasoby, które wykorzystujesz w projekcie ktoś już czeka. Na środowisko testowe, żeby zweryfikować poprawność działania przygotowywanego rozwiązania informatycznego. Na jedynego eksperta, który potrafi rozwiązywać specyficzne problemy. Na „naszą” wysoce-specjalizowaną maszynę, która jedyna potrafi zrealizować produkt potrzebny do realizacji innego projektu. A to wszystko umiejscowione i ograniczone czasem trwania zadania, etapu, czy też samego projektu.

5. Projekt posiada określony początek i koniec

I co w tym odkrywczego, przecież każde działanie ma swój początek i koniec. Tak, to prawda. Tylko, że projekt się kończy w momencie odebrania jego produktów. I już go fizycznie nie ma. Podobnie jest z zadaniami projektowymi, które składają się na całość przedsięwzięcia. Każde zaczyna się i kończy. Kolejne zadanie w harmonogramie nie rozpocznie się, jeśli nie zostanie zakończone zadanie, które go poprzedza. Wszystko ma określony początek i koniec, a żeby osiągnąć sukces trzeba stosować niestandardowe metody działania.

6. Projekt wymaga niestandardowych metod działania

Projekt, w większości przypadków, dzieje się na wskroś organizacji. Nie ogranicza się do jednego biurka, zespołu, czy też działu. Zmieniając rzeczywistość przecina firmę na wielu płaszczyznach dotykając różnych aspektów jej funkcjonowania. Między innymi dlatego, aby mógł być zrealizowany z sukcesem wymaga połączenia wysiłku wielu osób, które poza środowiskiem projektowym, zapewne nigdy by się w otoczeniu firmowym nie spotkały. Chyba, że na obiedzie w kantynie. To ludzie robią projekty. A ludźmi pracującymi na co dzień w różnych światach nie da się codzienną sztampą zmotywować do realizacji zadań projektowych. Choćby dlatego, że ta sztampa dla każdego szefa jest inna.

 

I co Ty na to? Jak bardzo projekt, w który właśnie jesteś zaangażowany(-a) przypomina Ci przedsięwzięcie narysowane powyższą charakterystyką? Jeśli bardzo, to zaglądaj częściej na tego bloga. Nie tylko, żeby czytać, ale przede wszystkim, żeby się dzielić swoim doświadczeniem. Niestandardowe metody działania potrzebują dzielenia się wiedzą.

Zdjęcie: Marleen Trommelen on Unsplash

By |2018-03-02T22:04:59+00:0024 listopada 2017|Zarządzanie projektami|0 Comments

Leave A Comment