11 pytań, na które powinieneś odpowiedzieć, kiedy chcesz rozpocząć nowe przedsięwzięcie.

„Nawet najdalszą podróż zaczyna się od pierwszego kroku.”

Będzie o rozpoczynaniu, ale jeszcze nie projektu. Dlatego pozwoliłem sobie zacząć słowami Lao Tzu. Za chwilę dowiesz się o tym co pomaga liderom rynkowym weryfikować pomysły na nowe projekty. Jakimi kryteriami kierują się gdy dokonują ich wstępnej selekcji, żeby nie tracić później czasu i środków na realizację „niepotrzebnych rzeczy”? Podpowiem Ci, jak możesz wykorzystać doświadczenia dużych graczy rynkowych. Skąd to wiem? Z autopsji. Pracowałem dla nich przez ostatnich kilkanaście lat.

Najlepsze jest to, że ta wiedza jest uniwersalna i ma zastosowanie nie tylko w największych korporacjach, ale również przy planowaniu nowego produktu czy usługi w małej firmie, a także np. organizacji wymarzonych wakacji. Sprawdziłem. I szczerze Ci powiem, to nawet lepiej działa u tych mniejszych. Nie żartuję – to dzięki mniejszemu pierwiastkowi polityki. 🙂

Bez względu na to jak podchodzisz do realizacji swoich pomysłów, każdy przyszły projekt powinien przejść przez tą ścieżkę. Dla zdrowia. Jeśli bowiem odpalisz przedsięwzięcie, które mówiąc w skrócie nie powinno być w ogóle realizowane, to narażasz siebie na niepotrzebny stres a swoją firmę na straty. Tak nazywam marnowanie pieniędzy i czasu na nieprzemyślane i nietrafione pomysły.

Poniższych 11 pytań pomaga odróżnić nietrafione pomysły od przyszłych, dobrych projektów. Ja stosuję je od wielu lat i wdrażam je w firmach, dla których pracuję. Przetestuj czy dla Ciebie to też będzie działać.

1. Czy realizacja pomysłu pomoże w osiągnięciu moich celów strategicznych?

Bo chyba masz jakieś cele? Dzisiaj gdzie się nie obejrzysz tam patrzy na Ciebie strategia, cele strategiczne, kierunki rozwoju i tym podobne. Nic na to nie poradzisz. To nie do przeskoczenia. Zapewne masz tego świadomość, ale jeśli nie to zaakceptuj, że tak jest i zaadoptuj się albo giń. Mówię poważnie.
O tego pytania powinieneś zacząć. To pytanie jest pierwszym, na które sobie odpowiedz. Jak Twój pomysł wpisuje się w to co chcesz osiągnąć – Ty lub Twoja firma – w bliżej określonej przyszłości? Jeśli przez najbliższe 2-3 lata będziesz mocno zaangażowany w ekspansję swojej firmy w krajach Unii Europejskiej to nie odpalaj projektu Stany Zjednoczone. Jeśli Twoja gwiazda staje się dojną krową to nie uruchamiaj projektu rewitalizacji poprzedniczki, która po trzeciej transfuzji krwi powoli przechodzi na emeryturę i nie ma widoków na przyszłość. Jeśli chcesz w wakacje pływać przez miesiąc łódką po morzu śródziemnym to nie organizuj w tym samym czasie wyprawy na Ural.

Nie, żebym Cię do czegoś namawiał, poza szczerzą odpowiedzią na postawione w tym akapicie pytanie. Zacznij od niej i kontynuuj bądź zrezygnuj z realizacji swojego pomysłu. Na tym etapie nie ma sensu odkładać pomysłu do poczekalni. I tak z niej nie wyjdzie.

2. Czy realizowaliśmy już podobny projekt w przeszłości lub mamy dostęp do wiedzy o realizacji podobnych projektów?

Nie dalej jak wczoraj odezwał się do mnie mój były szef z pytaniem, czy nie znalazłbym czasu, żeby porozmawiać o moich doświadczeniach przy wdrażaniu rozwiązań informatycznych do zarządzania portfelem projektów. Wkrótce jego firma startuje z projektem doradczym dla jednego z klientów na bardzo dalekim wschodzie i chciałby porozmawiać o moich doświadczeniach. Nie żeby, nie miał dostępu do najlepszej wiedzy w tej dziedzinie. Wie jednak, że każdy projekt jest inny i warto czerpać z praktyki osób, które realizowały przedsięwzięcia podobne do tych, które sam zamierza realizować. Nic tylko brać przykład z praktyka!

Na doskonaleniu tej kompetencji zbudowały swoją potęgę duże, ogólnoświatowe firmy doradcze. Dostęp do wiedzy i doświadczeń pozwala oszczędzić czas i pieniądze. Również te związane z naprawianiem popełnionych błędów, które ktoś już popełnił i przed którymi mógł nas przestrzec.

3. Jakie są założenia dotyczące realizacji?

Czyli jak będziemy chcieli realizować to co zamierzamy osiągnąć. Pamiętaj, że to „tylko” założenia, ale już na tym etapie warto podjąć pewne decyzje. Weźmy dla przykładu wdrożenie systemu księgowego do firmy, która posiada oddziały w kilku miastach Polski. Jedną z decyzji, którą można podjąć już na początku jest wybór sposobu w jaki firma będzie korzystała i „utrzymywała” system. Może rozważać instalację na własnych serwerach albo wykorzystać rozwiązania w tzw. chmurze. Każdy z wyborów niesie za sobą różne konsekwencje. W pierwszym firma poniesie wydatek na system od razu i co roku będzie płacić dostawcy pewną kwotę utrzymaniową, a dodatkowo będzie musiała po swojej stronie zapewnić informatyka, bądź informatyków, którzy będą dbali, żeby system działał prawidłowo i stabilnie. W drugim co miesiąc będzie płacić stawkę abonamentową, ale poza korzystaniem nic już ich nie będzie interesować.

To tak w dużym uproszczeniu, ale pokazuje z czym wiążą się Twoje wybory. Te przykłady można mnożyć. Istotne jest, że założenia, które przyjmujesz mają wpływ nie tylko na sposób realizacji, ale również na zapotrzebowanie na osoby do realizacji czy potrzebne środki finansowe.

Jeszcze kilka przykładów założeń projektowych dla dobrego zrozumienia:

  • zakup maszyn lub urządzeń vs. ich leasing;
  • powierzenie prac firmie zewnętrznej vs. realizacja własnymi siłami;
  • wybudowanie własnych magazynów vs. wynajem powierzchni magazynowych;
  • a z cywilnych projektów: podróż dookoła świata organizowana przez biuro podróży vs. organizacja wszystkiego we własnym zakresie.

Każda z opcji ma swoje przewagi bądź ograniczenia. I dobrze, bo dzięki temu możesz wybrać tą, która najlepiej wspomoże Cię w realizacji Twoich celów.

4. Czy zidentyfikowano problem, który ma rozwiązać realizacja projektu?

Jeśli nie ma problemu, to nie ma sprawy. Taki żarcik. Odpowiadając na to pytanie skup się na faktycznych powodach stojących u podstaw pojawienia się pomysłu na projekt. Pomyśl o tym co Cię gryzie. Postaraj się być precyzyjny i podeprzyj „problemy” danymi. Nie koloryzuj. Twoim celem nie jest pokazanie jak bardzo jest źle, tylko uzasadnienie, dlaczego potrzebujesz zrealizować projekt. Jeśli Twoim problemem jest zbyt długi czas realizacji jakiegoś procesu w firmie to opisz, jak działa ten proces, ile trwają poszczególne realizowane w nim kroki i znajdź ograniczenie(-a), które powodują ze proces trwa tyle i tyle. Znalazłeś swój problem. Jeśli Twój problem to druga pozycja na Twoim rynku docelowym to postaraj się określić co jest powodem i jaki dystans dzieli Cię do pierwszego miejsca. Szukaj źródeł problemów, żeby je rozwiązać, a nie szukaj problemów, żeby uzasadnić realizację projektu.

Odpowiedź na to pytanie mocno skorelowana jest z kolejnym – dotyczącym celów. To z problemów wynikają Twoje cele.

5. Czy określono cele, które pomogą osiągnąć produkty projektu?

Dobrze opisane problemy zwane również wyzwaniami pomagają w zdefiniowaniu celów. O ile jednak problemy mówią nam, dlaczego chcemy realizować projekt, to cele pokazują nam po co to robimy. Nie zaczynaj stawiania celów od pieniędzy. One są rezultatem, a nie celem. Wynikiem skutecznej realizacji dobrze przemyślanego i zaplanowanego projektu a nie powodem jego realizacji. Pieniądze na pewno są dobrym miernikiem tego czy się udało. Dlatego ja pochylam się nad nimi dopiero gdy analizuję czy projekt się opłaci. Przed samym projektem stawiam natomiast inne cele. Ważne, żeby było konkretne, mierzalne, … .

Cóż z tego, że wszyscy trąbią o tym, że cel powinien być SMART, jak wielokrotnie zetknąłem się przy analizie założeń różnych projektów z całkowitą ignorancją tej zasady. Takie cele jak: „Wzrost przychodów.”; „Wzrost sprzedaży.”; „Spadek czasu obsługi klienta.”; „Skrócenie procesu reklamacyjnego.” nie były błędami w Matrixie. Pojawiały się nader często. Jeśli cele Twojego projektu brzmią podobnie to … bierz się do roboty i je dopracuj. Zadaj sobie pytanie po czym poznam, że mój cel został zrealizowany? Określ, kiedy będziesz weryfikował jego realizację. Odpowiedz sobie na pytanie, czy tylko na tyle Cię stać? Nie twierdziłem, że postawienie jednego pytania nie będzie generowało kolejnych!

6. W jaki sposób realizacja projektu wpłynie na otoczenie?

Projektów nie robi się w próżni. Podobnie będzie z realizacją Twojego pomysłu. Musisz przewidzieć jak Twój przyszły projekt będzie oddziaływał na swoje otoczenie, żeby odpowiednio się przygotować do zakłóceń w codziennym funkcjonowaniu, których dokona. Nie zakładaj, że tak nie będzie, bo już na starcie zwiększasz ryzyko pojawienia się problemów. Prosty przykład: celem Twojego projektu jest wdrożenie rozwiązania, które wspomoże działanie jednego z działów w Twojej firmie. Szczegóły są mniej ważne, istotne jest natomiast to, że ktoś będzie musiał sprawdzić, czy to co otrzymasz jako rozwiązanie końcowe działa. Czy samochód jeździ tak jak miał jeździć. I nie ważne, czy testy zajmą 5 minut, czy tydzień. Ktoś to musi zrobić, a więc nie będzie w tym czasie robił tego co robi zazwyczaj. To tylko wierzchołek góry lodowej.

Przeanalizuj kluczowe zasoby (pomieszczenia, środki transportu, środowiska informatyczne, maszyny i urządzenia, itd., itp.), zweryfikuj jakie osoby będziesz musiał „wyciągnąć” z bieżących zadań i kiedy, zastanów się jak realizacja projektu może wpłynąć na ludzi, jeśli Twoim celem jest połączenie dwóch struktur w jedną. A jak już zrobiłeś to ćwiczenie to zaplanuj sobie, żeby z otoczeniem porozmawiać, kiedy zapadnie decyzja o realizacji Twojego pomysłu. Nie chodzi tu o to, żeby pytać sąsiada, czy możesz wykonać długo-wyczekiwany gruntowny remont mieszkania. Chodzi o to, żeby go uprzedzić i dać mu szansę się przygotować do czasowej uciążliwości z tym związanej.

7. Co znajduje się w zakresie, a co poza zakresem projektu?

Temat rzeka, więc uważaj, żeby nie popłynąć. Skup się na najważniejszych elementach. To dopiero pomysł na projekt, a nie końcowy plan realizacji. Ważne, żebyś już teraz zastanawiał się nad tym co i dlaczego będzie oraz co i dlaczego nie będzie realizowane. To niezwykle ważne przy późniejszym planowaniu. Na tym etapie wysokopoziomowe, ale już konkrety. Jeśli wiesz, że w ramach realizacji projektu, będą przeszkoleni jedynie kluczowi pracownicy, bo nie będzie czasu i pieniędzy na przeszkolenie wszystkich, to jasno wpisz to do części poza zakresem. Przygotuj też sobie inne rozwiązanie bądź znajdź argumenty, które pozwolą Ci odeprzeć atak niezadowolonych. Jeśli uważasz, że nie będzie niezadowolonych to znaczy, że nie odpowiedziałeś wyczerpująco na pytanie nr 6.

8. Kto powinien być w zespole projektowym i dlaczego?

Kogo potrzebujesz, a właściwie to nie kogo tylko jakich kompetencji do tego by zrealizować zadania projektowe. Co osoby pracujące w projekcie muszą wiedzieć, umieć i jaką mieć postawę, żeby realizacja Twojego pomysłu się powiodła? Tylko tyle i aż tyle. Jak już wiesz kogo potrzebujesz to przypisujesz właściwe osoby pod potrzebne kompetencje. Jeśli nie jesteś w stanie przypisać konkretnych osób na tym etapie, to zrobisz to później. Przy określaniu założeń projektowych nie jest to jeszcze gardłowa sprawa, ale … niech uzasadnieniem nie do końca pełnej odpowiedzi na to pytanie będzie brak wystarczającej wiedzy, a nie to, że nie jest to jeszcze pilne. Pamiętaj o zasadach priorytetyzacji zadań. Jeśli ich jeszcze nie znasz to sobie doczytaj.

9. Jakie są ograniczenia i ryzyko projektu?

Czyli to wszystko co już przeszkadza lub może Ci przeszkodzić w przyszłości. Ograniczenia dotyczą tego co już występuje. Stadiony, na których rozgrywane są Mistrzostwa Świata w piłce nożnej muszą być gotowe przed pierwszym meczem. Termin pierwszego meczu jest w tym przykładzie ograniczeniem. Inne ograniczenia mogą dotyczyć dostępu do zasobów, ekspertów, niewielkiego budżetu, itp. Określ co jest ograniczeniem i jak przekłada się na projekt. Podobnie zrób z ryzykiem tylko oszacuj jeszcze prawdopodobieństwo jego wystąpienia – wystarczy wysokie / średnie / niskie.

Zrób to, żeby wiedzieć co Ci już utrudnia życie, a co może przeszkodzić w przyszłości oraz przygotować się do radzenia sobie z tymi wyzwaniami. Zarządzaniu ryzykiem będzie poświęcony jeden z kolejnych wpisów, więc jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś to zapisz się na newsletter, żeby nie przegapić.

10. Czy projekt się opłaci?

No jasne, że na tym etapie bardzo trudno to powiedzieć. Przyroda zna jednak takie przypadki, że można z grubsza ocenić, czy coś jest opłacalne czy nie! Każde przybliżenie jest lepsze od jego braku. Korzystaj z wiedzy, którą już zdobyłeś. Wiesz jakie masz cele w projekcie. Oszacuj, ile pieniędzy przyniesie Ci ich realizacja. Wiesz co i kim będziesz realizował. Oszacuj, ile Cię to będzie kosztowało. Porównaj obie wartości. Odpowiedz na pytanie. Bądź pragmatyczny, ale pozostaw też sobie prawo do odrobiny szaleństwa. Śmiałość zawiera w sobie geniusz, magię i siłę jak mówił Goethe. To, że nie widzisz teraz finansowych korzyści z projektu, może oznaczać, że faktycznie tak jest bądź to, że coś zasłania Ci widok. 🙂

11. Kiedy chcemy realizować projekt?

Określ, kiedy projekt powinien się zacząć, a kiedy skończyć. Nie podawaj konkretnych dat. Na to jest jeszcze dużo za wcześnie. Na tym etapie wystarczy miesiąc bądź nawet kwartał. Nikt z tego nie powinien strzelać, choć niektórzy mniej świadomi decydenci próbują: „Przecież mówiłeś, jak prezentowałeś pomysł, że wdrożenie będzie w maju!„. Dlatego też nie zaklinaj się jeszcze, że na pewno w maju będziesz gotowy. Nie jesteś przecież dzieckiem, żeby bawić się w obiecanki – cacanki.

Po co tak naprawdę powinieneś odpowiedzieć na te pytania?

W tym ćwiczeniu najważniejsze jest to, żeby je zrobić. Pomysł to jeszcze nie projekt, a dopóki jest tylko w Twojej głowie, to nawet Ty do końca nie wiesz czego chcesz. Opisz go kierując się powyższymi pytaniami. Mają Cię ukierunkować i pomóc w ocenie czy Twój pomysł ma szansę powodzenia. Nie budujesz jeszcze uzasadnienia biznesowego realizacji, więc nie przejmuj się że nie znasz do końca odpowiedzi na wszystkie pytania. Twoim celem powinna być odpowiedź na pytanie, czy są istotne przesłanki, żeby nie realizować pomysłu. I w ich znalezieniu ma Ci pomóc te 11 pytań. Po to, żeby je przepracować, a nie wywalać pomysł do kosza. No chyba, że sam już wiesz, że tam powinien się znaleźć.

I jeszcze jedno. Postaraj się nie odpowiadać na te pytania samemu. Co dwie głowy to nie jedna, a przecież dwa plus dwa równa się pięć!

Zdjęcie: Sushobhan Badhai z Unsplash.

By | 2018-03-02T23:05:59+00:00 19 stycznia 2018|Inicjowanie projektu, Zarządzanie projektami|0 Comments

Leave A Comment