8 filarów projektu

Nie zachowuj się jak żaba!

Nie, nie robiłem tego eksperymentu. Mówię o tym otwarcie na samym początku, żebyś nie wyciągnął niewłaściwych wniosków. Nie chcę być celem niezdrowego zainteresowania np. ze strony obrońców zwierząt. Sam mam kotkę, której żyje się świetnie.
Gdy wrzucisz żabę do gorącej wody to wyskoczy z niej ratując życie. Jeśli jednak włożysz ją do garnka z wodą w temperaturze otoczenia i będziesz powoli podgrzewał ten garnek to uzyskasz zupę z żaby. Ta bowiem nawet nie zorientuje się, że została ugotowana żywcem.
Wszystko przez zmiennocieplność, która pozwala żabie przetrwać w niskich temperaturach. Gdy jednak powoli robi się bardzo gorąco „biologia żaby” skazuje ją na śmierć.

Dlaczego pisząc o projektach, tyle czasu poświęciłem płazowi?

Na szczęście w przypadku ludzi jest inaczej, choć ten przykład dobrze ilustruje co dzieje się z projektem, gdy jego uczestnicy nie mają do końca świadomości, że woda w garnku jest podgrzewana. Słyszą dzwon, ale określenie w którym kościele dzwoni już nie jest takie oczywiste. A brak świadomości nawet jednego z kilku podstawowych aspektów zarządzania projektami poważnie zagraża powodzeniu projektu. Nie wystarczy tylko zdawać sobie sprawę z ich istnienia. Trzeba również wiedzieć, jak je odpowiednio wykorzystać.

Filary każdego projektu, bez których ani rusz!

Przybliżę Ci to co utrzymuje projekt w ryzach. Każdy projekt. To są mocne podstawy, mające fundamentalne znaczenie, a nie miękkie umiejętności, pozwalające odpowiednio pociągać za właściwe sznurki.

1. Uzasadnienie biznesowe

Napęd każdego projektu. Zawiera wyjaśnienie powodów jego realizacji. Powodem nie zawsze musi być zarobienie pieniędzy albo realne oszczędności w wyniku zrealizowania projektu z sukcesem. Może być również dalsza możliwość prowadzenia biznesu lub uniknięcie dotkliwych kar, np. związanych z niewdrożeniem do najbliższego poniedziałku rozwiązania, które umożliwi przesyłanie do Urzędu Skarbowego Jednolitego Pliku Kontrolnego.
Uzasadnienie biznesowe definiuje kryteria sukcesu i określa sposób ich pomiaru. Stanowi bazę odniesienia dla późniejszego zarządzania kosztami. Określa, jak będzie finansowane utrzymanie produktów projektu po jego zakończeniu. Jeśli nie ma uzasadnienia biznesowego to po co w ogóle robić projekt?

2. Struktura projektu

Aby projekt zakończył się sukcesem trzeba określić zasady współpracy pomiędzy wszystkimi funkcjami w projekcie biorąc pod uwagę ich odmienne interesy i kompetencje.

Każdy projekt musi być odpowiednio zorganizowany,
zarządzany, kontrolowany i komunikowany.

Struktura projektu pomaga przy podejmowaniu decyzji na każdym poziomie zarządzania projektem. Wymaga właściwego określenia ról i odpowiedzialności poszczególnych funkcji w kierownictwie projektu oraz określenie potrzebnych do realizacji projektu kompetencji członków zespołu projektowego.

3. Plan projektu

Plan to kwintesencja projektu. Projekt jest bytem dość dynamicznym. A co za tym idzie należy spodziewać się w nim zmian. Jeśli masz odnieść sukces to musisz być na nie przygotowany. Dlatego planowanie jest tak istotne. Pokazuje co i na kiedy ma być realizowane. Dostarcza miar do bieżącej kontroli realizacji projektu. Pomaga zbudować zaangażowanie zespołu pod warunkiem, że jest włączony w proces planowania. Mówi co, jak, kim, na kiedy ma być zrobione i jakie kryteria jakościowe ma spełniać.

Kontrola jest potrzebna do podejmowania decyzji.

4. Kontrola i monitorowanie

W trakcie realizacji projektu jest niezbędna do podejmowania decyzji. Bez niej nie wiadomo, czy porównywane są osiągnięcia z planami. Pozwala na weryfikację czy plan jest aktualizowany i jak wyglądają możliwości jego realizacji. Umożliwia stwierdzenie czy problemy bądź ryzyko są odpowiednio zarządzane. Kontrola projektu daje również możliwość odpowiedzi na pytanie czy projekt będzie kontynuowany.
Nie byłaby możliwa bez monitorowania postępu prac. Stały przepływ informacji, zapewniający wiedzę o realizowanych działaniach bardzo to ułatwia. Rówież proste narzędzia, jak choćby rejestr zagadnień projektowych, ułatwiają monitorowanie.

5. Zarządzanie ryzykiem

Temat rzeka. Było już o nim i będzie jeszcze nie raz. Jeden z tych razy nawet już niedługo. Generalnie sprowadza się do:

  • Identyfikacji zagrożeń

  • Oceny zagrożeń

  • Identyfikacji możliwych reakcji na ryzyko

  • Wyboru reakcji

  • Planowania działań i przydzielenia odpowiednich zasobów do ich realizacji

  • Monitorowania i raportowania

„Nie licz na to, że przeciwnik nie nadjedzie,
tylko czekaj z przygotowanymi 
środkami,
które pozwolą Ci go odeprzeć.”

Sun Tzu, Sztuka wojny.

6. Zarządzanie jakością

Jakość można zdefiniować jako zespół cech produktu lub usługi, które dają możliwość zaspokojenia określonej potrzeby. W zarządzaniu projektami chodzi o jakość rezultatów, dostarczanych w trakcie realizacji projektu. Jak sprawdzić czy poszczególne produkty projektu spełniają kryteria jakości? Definiując sobie kryteria, według których będzie weryfikowana jakość oraz sposób ich weryfikacji. Weźmy przykład zdefiniowania kryteriów jakości w Ratatuj:

– Jak poznać klasę pieczywa nie próbując go?
– Nie po zapachu ani wyglądzie, ale po dźwięku jaki wydaje.

Zdecyduj, jaki sposób weryfikacji jakości będzie najlepszy dla Ciebie. A jak już wiesz co i jak, to pozostaje Ci już tylko to robić. Mniej lub bardziej formalnie.

I to tak w telegraficznym skrócie wygląda zarządzanie jakością.

Kryteria jakości najprościej zdefiniować odpowiadając na pytanie:
Po czym poznam, że ……… spełnia moje oczekiwania?

7. Zarządzanie konfiguracją

Może nie najgorsze, ale bardzo wkurzające jest to kiedy przygotowane zgodnie z kryteriami jakości produkty nie pasują. I to nie dlatego, że coś zostało zrobione nie tak. Problem pojawia się wtedy, gdy w trakcie realizacji projektu pojawia się więcej niż jedna wersja wytwarzanego produktu. I do dalszych prac weźmiemy nie tę aktualną czy właściwą. Problem jest trywialny, jeśli do segregatorów czteroringowych próbujemy włożyć materiały z dwiema dziurkami. Ale jeśli rozwijana jest nieaktualna wersja oprogramowania to koszty tego błędu mogą zadecydować o niepowodzeniu projektu. I to nawet wtedy, jeśli jesteśmy w stanie udowodnić, że błąd leży po stronie dostawcy. Uzasadnienie biznesowe nie jest z gumy.

8. Zarządzanie zmianą

To, że w trakcie projektu zaistnieją nieplanowane sytuacje to jasne jak słońce. Jeśli projekt lub usługa, która rozwijana jest w trakcie projektu ma zostać wprowadzona na rynek za kilka bądź kilkanaście miesięcy to trudno jest do końca przewidzieć wymagania rynku w tak odległej przyszłości. Podobnie dzieje się, kiedy rezultaty projektu mają być widoczne wewnątrz firmy. Z dużym prawdopodobieństwem pojawią się jakieś zmiany. Zarządzanie zmianą – upraszczając – ma pomóc w ocenie wpływu oczekiwanych zmian i umożliwić podjęcie właściwiej decyzji. I tu również uśmiecha się uzasadnienie biznesowe.

Zarządzanie projektem się zmienia. Pojawiają się nowe pomysły. Coraz częściej i zwinniej poruszamy się w tym środowisku. Filary pozostają jednak bez zmian. Bez nich nie da się utrzymać całej konstrukcji. Podobnie jak fundamenty, które definiują formę budowli, a o których będzie za tydzień. Trójkąt projektowy, zwany również trójkątem ograniczeń czy też złotym trójkątem. Będzie krótko, prosto i na temat. Bez zoologii i gotowania wody. Zapisz się na newsletter, żeby nie przegapić.

Zdjęcie: Mirko Blicke z Unsplash.

By | 2018-03-15T18:28:36+00:00 23 lutego 2018|Zarządzanie projektami|0 Comments

Leave A Comment