Łatwy przepis na dobre spotkanie.

Dobre spotkanie czyli jakie?

Wykorzystujące w optymalny sposób czas uczestników. Przecież to czasu a nie pieniędzy, częściej nam brakuje. To czas coraz częściej determinuje nasze priorytety. To jedyny zasób, którego nie można odtworzyć, a jego ciągły brak powoduje, że naszym spotkaniom towarzyszą:

  • chyłkiem pisane odpowiedzi na ważne maile,

  • rozbiegane palce na wirtualnych klawiaturach smartfonów,

  • pospieszne spojrzenia rzucane w ekrany otwartych laptopów,

  • ukradkowe rzuty okiem na ścienny zegar,

  • i wszystkie inne nie cierpiące oczekiwania zadania.

Czy możemy to zmienić? Nie tylko możemy, ale nawet powinniśmy.
Warto zaprząc do pracy „kilku przyjaciół”, a dobre spotkanie będzie na wyciągnięcie ręki.

Utrzymuję sześć wiernych sług.
Wszystkiego co wiem nauczyli mnie.
Ich imiona to: Dlaczego, Co, Jak,
Kto, Kiedy i Gdzie.

 – Rudyard Kipling – 

Ze spotkaniem jest podobnie jak z projektem. Skala nieporównywalnie mniejsza, ale podobieństwa są uderzające.

W obu przypadkach kluczem do sukcesu jest właściwe przygotowanie. Tylko tyle i aż tyle.
Ułatwieniem jest postawienie właściwych pytań.

1. Dlaczego organizowane jest spotkanie?

Powód spotkania powinien być jasny dla Ciebie i pozostałych jego uczestników. Jeśli nie wynika z zaproszenia to zapytaj organizatora. Brak sensownej odpowiedzi oznacza, że to będzie raczej strata czasu. Bierzesz udział na własne ryzyko.
Znając przyczynę, która stoi za organizacją spotkania czas poznać planowane rezultaty.

2. Co będzie wynikiem spotkania?

Uczestnicy spotkania powinni wiedzieć na co poświęcą swój cenny czas. Cel jest naturalnym rozwinięciem powodu organizacji spotkania. Upewnij się, że został właściwie zdefiniowany. Zastanów się po czym poznasz, że cel spotkania został osiągnięty. Jeśli to nie Ty jesteś organizatorem zapytaj o to jego lub ją. Organizator musi to wiedzieć!
Jeśli w otrzymanym dzisiaj zaproszeniu na spotkanie nie znalazłeś celu spotkania … to po co tam pójdziesz? Zawsze wymagaj go od organizatora.

3. Jak osiągnięty zostanie cel spotkania?

Dobry plan spotkania powinien określić sposób w jaki ma dojść do osiągnięcia celów spotkania. Każdy z punktów agendy powinien odpowiadać konkretnemu rezultatowi.
Przykład:

  • 1. Nasze wyniki za ostatni kwartał.
    2. Gdzie jesteśmy z planem rocznym i dlaczego.
    3. Propozycje działań naprawczych.
    4. Decyzja, co robimy dalej
    .

Określ czas potrzebny na realizację poszczególnych punktów i dopisz go do nich. Następnie dodaj 10% rezerwy i dopisz ją do planu spotkania. Spotkania lubią się przeciągać. Dodając rezerwę niczym nie ryzykujesz. Skończycie przed czasem, to uczestnicy Ci podziękują. Zaplanujesz za mało czasu, to nie dasz rady zrealizować celu spotkania. Chyba, że jesteś Prezesem, albo kimś równie ważnym. Wtedy, o ile masz czas, spotkanie potrwa dłużej by udało się zrealizować cel.
Pozbądź się nawyku planowania spotkań na pół godziny, godzinę czy półtorej, bo takie masz okienka w kalendarzu. Dobre spotkanie powinno trwać tyle czasu ile jest potrzebne by skutecznie zrealizować jego cel. Zaplanuj je z głową!

Jeśli w zaproszeniu na spotkanie nie znalazłeś agendy to nie wahaj się i poproś o nią organizatora.

W ramach planowania określ również zasady obowiązujące na spotkaniu:

    • Jak będziecie pracować?
    • Jak się do siebie zwracać?
    • Co jest dozwolone a co nie?
    • Jak będą zorganizowane ewentualne przerwy?
    • Jak będą prowadzone i dystrybuowane notatki?
    • Kto będzie odpowiedzialny za przygotowanie notatki?

4. Kto będzie zaangażowany w spotkanie?

Na spotkaniu powinny znaleźć się osoby, które są na nim faktycznie niezbędne. Posiadanie określonych informacji, wiedzy, umiejętności czy kompetencji powinno być jedynym kryterium wyboru uczestników. Masz już agendę spotkania więc możesz określić kto jest Ci potrzebny. Kto pomoże w realizacji celów przypisanych do określonych jej punktów.

Jeśli nie potrzebujesz wszystkich przez cały czas to umów się, że przyjdą na konkretny punkt w planie spotkania. Nie dawaj szansy rozwalić Ci zaangażowania grupy osobom stukającym w klawiaturę komputera w trakcie omawiania punktów, które ich nie dotyczą. Dopisz do zasad obowiązujących na spotkaniu zakaz korzystania z laptopów.

Przed spotkaniem określ kto spotkanie będzie prowadził a kto przygotuje notatkę. Wpisz te informacje do zaproszenia. Jeśli zakładasz, że jako prowadzący poradzisz sobie z obiema tymi rolami, to napisz w zaproszeniu, że nie będzie notatki ze spotkania.

Uczestnicy mają przyjść na spotkanie przygotowani. W konkretną wiedzę, materiały lub „przydatne zabawki”. Niech wiedzą, czego od nich oczekujesz. Powiadom ich o tym w zaproszeniu.

W przypadku, gdy jesteś uczestnikiem, a nie uzyskałeś informacji jak masz się przygotować zapytaj o to organizatora.

5. Kiedy i Gdzie spotkanie się odbędzie?

Teraz już z górki. Masz plan spotkania. Wiesz ile czasu potrzebujesz. Masz listę uczestników. Wiesz kogo musisz zaprosić. Czas znaleźć odpowiedni dla wszystkich termin i miejsce na spotkanie. Zaczynaj planowanie terminu nie od najważniejszych osób, ale od osób będących wąskim gardłem. To one mają najmniej czasu. Jeśli wąskim gardłem jest Prezes to masz problem z głowy.

Dobre spotkanie to nie jednorożec.

Pod jeszcze jednym warunkiem. Poza dobrym przygotowaniem potrzebne jest jeszcze jego dobre poprowadzenie. Jeśli to Ty jesteś organizatorem spotkania, to Ty określasz jego ramy i dbasz by przyjęło określony przez Ciebie kształt. Jesteś dyrygentem, więc prowadź swoich muzyków i wydobądź z nich to co najlepsze. Pamiętaj, że w orkiestrze dyrygent jest tylko jeden. To dyrygent decyduje czy koncert będzie wydarzeniem kulturalnym sezonu, czy tylko muzykowaniem.

Poniżej znajdziesz 9 wskazówek, dzięki którym prowadzę efektywne spotkania. Sprawdź, czy dla Ciebie też będą działać.

1. Poświęć pierwsze 2-3 minuty na wprowadzenie.

Powiedz co jest powodem spotkania. Jakie są jego cele. Przedstaw zaproszone osoby i poinformuj jakie są ich role. To nic, że uczestnicy te same informacje znaleźli w zaproszeniu. Założymy się, że niewielu z nich je czytało?

2. „Włącz” protokolanta.

Wybacz eufemizm. Rola osoby robiącej notatki jest nie do przecenienia. Poproś któregoś z kolegów bądź koleżanek o przygotowanie notatki. Zaproponuj, że na ich spotkaniu to Ty będziesz notował. Jeśli masz pracowników, to możesz poprosić kogoś z nich.

3. Trzymaj się planu.

Nie za wszelką cenę, ale przygotowywałeś(-aś) go w konkretnym celu – żeby spotkanie było efektywne. Wprowadzaj tylko konieczne korekty.

4. Parkuj tematy nie związane z agendą spotkania.

Podobnie potraktuj te, których ze względu na korekty planu nie uda się zrealizować. Wróć do nich na etapie podsumowania spotkania.

5. Pozwalaj na swobodne, ale zwięzłe wypowiedzi.

Oczywiście w zakresie określonym agendą spotkania. Ucinaj wszelkie poboczne dyskusje. Im szybciej, tym lepiej. Pamiętaj, że jesteśmy tylko ludźmi i każdy chce poczuć się ważnym. Spotkanie może stać się idealnym miejscem, żeby zabłysnąć. Ty musisz zadbać, by ten blask nie przyćmił celów spotkania.

6. Jesteś dyrygentem więc nie łap się za instrumenty.

To nie Ty jesteś najważniejszy(-a) – chyba, że zorganizowane spotkanie ma służyć wylansowaniu się. Twoją rolą jest pomóc uczestnikom w uzyskaniu najlepszych rezultatów.

7. Angażuj uczestników.

W końcu po coś ich zaprosiłeś(-aś). Jeśli wiesz, że ktoś z zaproszonych ma obawy przed wypowiadaniem się publicznie to pomóż mu poczuć się swobodniej. Możesz na przykład zadać pytanie dotyczące meritum spotkania, które wcześniej wspólnie uzgodniliście.

8. Uważnie słuchaj co ludzie mają do powiedzenia.

Skup się na tym, żeby zrozumieć ich wypowiedzi a nie na przygotowywaniu odpowiedzi na to co mówią. Słuchaj aktywnie i wymagaj tego od innych.

Zadawaj pytania. Otwarte by zdobyć więcej informacji. Zamknięte by potwierdzić fakty.

3. Trzymaj się planu.

Tak, wiem. Powtarzam się. Jest to jednak konieczne, żebyś zapamiętał(-a). Spotkanie to nie miejsce na improwizację. To nieprofesjonalne. Burza mózgów też ma swoją strukturę.

9. Podsumuj rezultaty spotkania.

Zaadresuj zaparkowane tematy. Uzgodnij z „protokolantem” kiedy będzie gotowa notatka i określ, kiedy ją roześlesz do uczestników. Jeśli notatka wymaga akceptacji to daj na to stosunkowo mało czasu – Prawo Parkinsona cały czas działa. Dodaj klauzulę cichej akceptacji (brak odpowiedzi w określonym terminie uznawany jest za zgodę). Jeśli nie jest to zwyczajem w Twojej firmie, powiedz o swoich oczekiwaniach odnośnie akceptacji notatki przy podsumowaniu i przypomnij o cichej akceptacji w mailu z notatką.

Poprowadzenie dobrego spotkania to nie podróż na Księżyc. Kilka prostych praktyk, które wdrażasz jako praktykę i nic nie stoi na przeszkodzie, żebyś organizował(-a) i prowadził(-a) wartościowe spotkania. Będą na nie z chęcią przychodzić współpracownicy wiedząc, że Ty jako organizator i prowadzący(-a) jesteś gwarancją efektywności.

Dobre spotkanie

Zdjęcie: Margarida CSilva z Unsplash.

By |2018-03-16T15:16:58+00:0016 marca 2018|Produktywność, Zarządzanie ludźmi, Zasoby|0 Comments

Leave A Comment