O tym jak dobrze dawać feedback.

Kiedy ostatnio dostałeś wartościową informację zwrotną? A kiedy odczułaś satysfakcję z tego, że przekazany przez Ciebie feedback pozytywnie wpłynął na czyjeś zachowanie? Twojego kolegi, współpracownika, dziecka, bądź szefa. Szefowi też należy się informacja zwrotna. Inna sprawą jest to, czy daje przestrzeń do tego, żeby ją otrzymać.

Dobrze przekazana informacja zwrotna należy się każdemu. Bez niej trudno jest się poprawiać. Jej brak utrudnia nasz rozwój. Niedostatek negatywnie wpływa na wzajemne relacje. Dobrze jest dawać informację zwrotną. I dobrze jest umieć dawać feedback dobrze.

Dlaczego powinniśmy dawać feedback?

Informacja zwrotna – potocznie zwana feedbackiem – to jedno z narzędzi, które cywilizowani ludzie wykorzystują do ułatwienia sobie funkcjonowania w środowisku, w którym żyją. Właściwie to w każdym z tych środowisk. W domu, pracy, szkole, projekcie, klubie sportowym, kółku zainteresowań itd. itp. Informacja zwrotna pozwala drugiej stronie usłyszeć co w jej działaniach i zachowaniu jest Twoim zdaniem ok, a co powinna poprawić lub zmienić, żeby Wasza relacja była lepsza. Dając feedback, bez względu na to, czy jesteś podwładnym, przełożonym, czy współpracownikiem, możesz wpłynąć na drugą osobę. Pokazać, w jaki sposób jej zachowanie czy działania są odbierane przez kogoś innego. Zarówno te pozytywne jak i negatywne. Dlatego rób to z szacunkiem i w sposób, który Ty sam akceptujesz.

„Well done” to rodzaj steka a nie pozytywna informacja zwrotna

Jak dawać pozytywny feedback, żeby upiec dwa steki na jednej patelni – docenić pożądane działanie i zaszczepić je na dłużej? Nie wystarczy tylko „dobra robota” i poklepanie po plecach. Musisz być bardziej konkretny i wyjaśnić o co Ci dokładnie chodzi. Powiedz co druga osoba zrobiła, jak to wpływa na Ciebie (cieszysz się, jesteś dumny, czujesz podziw, zachwyciłeś się, itd. itp.) i dlaczego.

– Świetnie poradziłaś sobie w trakcie dzisiejszych negocjacji z Klientem. Wyłapałaś wszystkie jego nieczyste zagrywki i mocno przyczyniłaś się do wypracowania korzystnego kontraktu. Podziwiam Cię!

– Daj spokój! To nic takiego.

– O nie, nie. Ja też chciałbym tak umieć zachować zimną krew i spokojnie bronić swoich racji, nie dając się wyprowadzić z równowagi.

– Dzięki. Fajnie, że zwróciłeś na to uwagę.

Powyższy przykład obrazuje jak informacja zwrotna może być przekazana i jak zareagować w przypadku otrzymania pozytywnego feedbacku. Bycie skromnym jest cnotą, ale ważne jest też „dziękuję” i docenienie tego, kto daje feedback. Inteligencję emocjonalną warto ćwiczyć przy każdej okazji.

Dawanie pozytywnej informacji zwrotnej nie jest specjalnie trudne, prawda? Wystarczy to robić i zacząć czerpać korzyści. Badania naukowe pokazują bowiem, że dla budowania dobrych relacji w otoczeniu zawodowym „wystarczą” trzy pozytywne informacje do jednej negatywnej. Jeśli nie przekonuje Cię budowanie relacji to weź pod uwagę inny fakt potwierdzony badaniami. To samo dzieje się z produktywnością!

Jeśli masz kłopot z dawaniem pozytywnej informacji zwrotnej to zacznij to codziennie praktykować i stwórz u siebie pozytywny nawyk.
Dostrzegaj pożądane działania – mów o pozytywnych emocjach jakie w Tobie wywołują – wyjaśniaj, dlaczego. „Poklepuj po plecach”, ale nie dla samego poklepywania! Działa na krótką metę!

Czas na program zaawansowany.

Jak dawać konstruktywną krytykę?

Z szacunkiem i w sposób, który daje szansę na zmianę negatywnego zachowania. Obsztorcowując osiągniesz efekt odmienny od założonego. Nie skupiaj się więc na osobie, która Twoim zdaniem zrobiła coś nie tak, tylko potraktuj sytuację jak problem do rozwiązania. Głównie przez nią, ale jednak przy Twoim udziale.

Zacznij od określenia swoich intencji. Czy chcesz się zaangażować? Co Tobą kieruje? Na czym Ci zależy? Dlaczego zwracasz uwagę na zaistniałą sytuację?

Jeśli masz pozytywne intencje, a danie informacji zwrotnej do nich należy, to przede wszystkim się przygotuj! Nie idź na żywioł, tylko spisz i przećwicz to co chcesz powiedzieć. To ważne bowiem rozmowa może nie być z kategorii miłych i przyjemnych. Dzięki przygotowaniu zachowasz zimną krew.

Zastosuj FUKO

Doskonale sprawdza się przy udzielaniu krytycznej informacji zwrotnej. Przy pozytywnej też się sprawdza. 😉

FUKO to akronim od Fakty, Uczucia, Konsekwencje, Oczekiwania.

Fakty

W pierwszej kolejności precyzyjnie opisz co się wydarzyło. Bądź obiektywny i nie atakuj drugiej strony. No i trzymaj się faktów! Pamiętam, że kiedy uczyłem się stosować FUKO, popełniłem błąd już na samym początku. Błąd, który wynikał z subiektywnej oceny sytuacji. Moim Faktem było: „Nie wysłałeś do mnie maila, którego obiecałeś mi przesłać …”. Faktycznie nie miałem go w swojej skrzynce odbiorczej, ale konstatacja, że dlatego iż nie został wysłany była błędna. Mail siedział sobie w SPAM-ie. Co z tego, że reszta FUKO była ok, skoro moje fakty były tylko moją prawdą i do tego sformułowałem je w formie zarzutu. Wyciągnij z tego wnioski i nie popełniaj podobnych błędów.

Uczucia

Jeśli już opisałeś fakty to następnie powiedz o uczuciach, jakie towarzyszą Ci w związku z nimi. Nie bój się twardych stwierdzeń – ale pamiętaj o szacunku. Nie obrażaj tylko pokaż co czujesz. Nie mów „wkurzasz mnie”, tylko „wkurzyło mnie to jak zrobiłeś to co zrobiłeś”.

Konsekwencje

Kolej na konsekwencje. Tu jest miejsce na stwierdzenie jakie następstwa niosą ze sobą fakty. Po raz kolejny istotne jest, żebyś był precyzyjny i jasno określił skutki zaistnienia faktów. Jeśli musiałeś wykonać dodatkową pracę, poważnie zastanawiasz się nad zerwaniem współpracy, czy też projekt łapie niepotrzebne opóźnienie bądź jego realizacja będzie wymagała dodatkowych kosztów to powiedz to jasno i wyraźnie.

Oczekiwania

Ostatni element FUKO to oczekiwania. Oczekiwana przez Ciebie zmiana zachowania drugiej strony, sposób rozwiązywania podobnych sytuacji w przyszłości, preferowane przez Ciebie działanie, które powinno być podjęte przez Twojego rozmówcę.

Panie Michale, zależy mi na tym, żeby nasza współpraca układała się co najmniej tak dobrze jak dotychczas.
Nie otrzymałem od Pana zamówienia, na które czekam od 5 dni. Dwa dni temu zapewniał mnie Pan, że przesyłka dotrze do mnie najpóźniej dzisiaj do południa a zgodnie z listem przewozowym dopiero dzisiaj została odebrana od Pana bez szans na jej doręczenie w obiecanym terminie.
Czuję ogromne rozczarowanie, że zostałem wprowadzony w błąd i złość, że nie otrzymam potrzebnego mi zamówienia.
Jutro, jednemu z moich najważniejszych Klientów będę musiał tłumaczyć, dlaczego w przygotowywanym dla niego urządzeniu przez kilka dni będzie działał zamiennik a nie zamówiony u Pana podzespół. Będę również musiał ponieść dodatkowe koszty wymiany podzespołów. Mówiąc szczerze, jeśli zaistniała sytuacja powtórzy się w przyszłości może być Pan pewien, że nie będę kontynuował naszej współpracy.
Oczekuję, że od dzisiaj, bezzwłocznie będę informowany o najdrobniejszych problemach w realizacji moich zamówień oraz informacji w jaki sposób zamierza Pan zapobiec wystąpieniu podobnej sytuacji w przyszłości. Oczekuję również, że poniesie Pan dodatkowy koszt wymiany podzespołów u mojego Klienta.

Zrób trochę miejsca dla drugiej strony

Oczekiwania mogą zawierać Twoją propozycję rozwiązania. Nie narzucaj jej jednak. Przedstaw o co Ci chodzi i zapytaj czy druga strona ma jakieś obiekcje. Jeśli się pojawią lub Twoje propozycja zostanie odrzucona to zadaj pytanie jaka jest propozycja drugiej strony. Pamiętaj, o swoich intencjach, przy udzielaniu informacji zwrotnej. Zależy Ci na zmianie zachowania. Możesz więc też zapytać o to w jaki sposób Ty możesz pomóc, żeby podobna sytuacja się nie powtórzyła.

Jak zachęcić swoich pracowników do wyrażania opinii?

Zacznij od stworzenia do tego odpowiednich warunków i zbudowania zaufania. Traktuj podległych Ci ludzi jak partnerów. Chcesz być „dobrym szefem”, musisz nauczyć się służyć: uwagą, czasem, radą, pomocą, informacją, wsparciem i przestrzenią. To pokaże Twój szacunek do nich i zaangażowanie. W zamian dostaniesz to samo, a dodatkowo zaufanie i otwartość. Bez tego nie ma szczerej komunikacji.

Jak już masz zaufanie to zacznij zadawać pytania:

  • co byś zmienił, gdybyś był mną,
  • co lubisz lub nie lubisz w swojej pracy,
  • czy jest coś, co chciałbyś zmienić w funkcjonowaniu naszego zespołu.

To tylko kilka przykładowych pytań, które pomogą Ci uzyskać informację zwrotną od Twoich ludzi.

Jeśli nie możesz porozmawiać z każdym osobiście to poproś o wypełnienie ankiety – może być anonimowa. Poinformuj o swoich intencjach i co zamierzasz zrobić z jej wynikami. Niech pracownicy mają świadomość czemu ma służyć to ćwiczenie. Jeśli zależy Ci na informacji zwrotnej od pracowników, to szczerze o nią poproś. Ludzie lubią, gdy są słuchani. Zrób im na to przestrzeń.

Bez umiejętności dawania informacji zwrotnej nie da się dobrze funkcjonować z innymi ludźmi i budować trwałych relacji opartych na zaufaniu i zrozumieniu. Jest również niezwykle istotna w pracy w środowisku projektowym, które wymaga realizacji określonych zadań przez określone osoby w określonym czasie. Szybka korekta niewłaściwych czy nieefektywnych działań potrafi uratować zagrożony harmonogram. Pozytywna informacja zwrotna pozwala porwać ludzi do większego wysiłku. Korzystaj z niej świadomie i umiejętnie. Niech wejdzie Ci w krew.

👉 I jeszcze jedno. Uprzejmie proszę i z góry dziękuję za informację zwrotną w komentarzu. 😉

Nie chcesz przegapić podobnych artykułów? Poinformuję Cię o nich mailem, więc jeśli nie zapisałeś się jeszcze do Newslettera, to skorzystaj z poniższego formularza zapisu. Trochę klikania, które się opłaci.

Zdjęcie: rawpixel.com z Unsplash.

By | 2018-04-12T23:26:07+00:00 12 stycznia 2018|Komunikacja, Zarządzanie ludźmi|0 Comments

Leave A Comment