Priorytety Panie i Panowie. Priorytety!

Przyszedł wreszcie czas, gdy dzień zaczął mozolnie odrabiać dystans do przydługiej nocy. Ludzie rozpoczęli nierówne potyczki z postanowieniami noworocznymi. Cyklicznie, rok w rok, przeważająca większość z nas „ginie” w tej nierównej walce. Nie tylko Ci, którzy chcą rzucić palenie, schudnąć czy zacząć biegać, ale również chcący działać sprawniej. Choć akurat ta ostatnia grupa ma największą szansę na sukces i drobnymi kroczkami może sobie wydreptać do niego drogę. Pod jednym warunkiem – jej członkowie nie będą na siłę trzymali kilku srok za ogon, a skupią się na złapaniu gołębia. Pierwszego, drugiego, trzeciego i kolejnych. Sukcesywnie. Jednego po drugim, a nie wszystkich na raz.

Tylko jak to zrobić?

Jak w natłoku zadań wybrać te, które powinno się zrobić w pierwszej kolejności? Jak oceniać, które pomysły realizować najpierw, a które zostawić w spokoju? W jaki sposób dokonywać wyboru tematów, z obszernej listy planowanych do zrobienia? Jak wydostać się z zaklętego kręgu robienia rzeczy pilnych, zamiast rzeczy ważnych? Jak? Najprościej jak się da! Można to zrobić również bez dokonywania skomplikowanych analiz. Korzystając ze swojej wiedzy, intuicji i doświadczenia. Dostępnych od ręki dla każdego. Wspomagając się dobrodziejstwami jakie dostarcza priorytetyzacja!

Priorytety – kluczem do Twojego sukcesu.

W pragmatycznym wyborze rzeczy do realizacji priorytetyzacja jest jednym z najlepszych doradców. Szczególnie przy ograniczonej ilości zasobów! Nie ma tu znaczenia, czy masz do realizacji niezliczoną ilość pomysłów biznesowych, które przychodzą Ci do głowy każdego dnia, czy musisz ogarnąć nowe inicjatywy w swojej firmie bądź tej, dla której pracujesz, czy też do uporządkowania listę swoich codziennych zadań, prywatnych lub służbowych. Najlepszym sposobem określenia kolejności zajmowania się nimi jest właśnie priorytetyzacja. Kolejność nie oznacza wcale, że działania nie mogą być realizowane równolegle. Jest jedynie podstawowym kryterium alokacji zasobów.

Mówiąc obrazowo. Jeśli masz do wykopania fundamenty pod dwa domy, budowane przez Ciebie na sąsiadujących ze sobą działkach i dysponujesz jedną koparkę wraz z operatorem to powinieneś podjąć decyzję, dla którego z domów w pierwszej kolejności je wykopiesz. Możesz oczywiście, przejeżdżać koparką z jednej działki na drugą i wykopywać po jednej łyżce ziemi zrównoleglając prace. Sam sobie odpowiedz na pytanie, czy to będzie sprawne działanie. O logice tu nawet nie wspominam. Jeśli jednak koparki są dwie i operatorów też jest dwóch, to bez względu na to, która budowa ma wyższy priorytet możesz kopać fundamenty w tym samym czasie.

Jeśli uważasz, że masz nieograniczoną ilość zasobów, to nie myśl o tym, że warto nauczyć się wyznaczania priorytetów. Ta umiejętność przyda Ci się dopiero wtedy, gdy zorientujesz się, że byłeś w błędzie.

Matryca priorytetów.

Zacznijmy od podstaw dla każdego Kowalskiego i każdej Nowak. Przedstawiam Ci proste i efektywne narzędzie do zarządzania największym ograniczeniem każdego z nas. Jego twórcą jest Dwight D. Eisenhower, 34 prezydent Stanów Zjednoczonych. Dlatego często nazywane jest również macierzą Eisenhowera. Ja ją nazywam macierzą „4-rech zet”. O tym, dlaczego dowiesz się już za chwilę.

Skuteczność matrycy priorytetów opiera się na jej prostej konstrukcji i tylko dwóch kryteriach decyzyjnych – ważności i pilności. Każde z realizowanych przez Ciebie zadań oceniasz według nich decydując, czy jest ważne/nieważne i pilne/niepilne. Dzięki temu otrzymujesz czteropolową matrycę, w którą wpisujesz wszystkie swoje zadania do realizacji. Dzisiaj i w przyszłości. I tu jest delikatnie pod górę. W klasyfikowaniu zadań musisz być pragmatyczny. Pomaga w tym trzymanie się prostej zasady:

Oddzielnie określaj ważność i pilność zadania.

  • Oceniaj ważność zadania patrząc jedynie z perspektywy korzyści jakie przyniesie realizacja bądź konsekwencji jakie poniesiesz, gdy nie zostanie zrealizowane. Bierz pod uwagę tylko nieuchronność „nagrody” lub „kary”. To kiedy Cię dosięgnie nie ma przy tej ocenie żadnego znaczenia.
    Jakiś czas temu postanowiłem, że każdego tygodnia na swoim blogu, będę publikował jeden nowy wpis. Ważność każdego z nich jest dla mnie IDENTYCZNA. Dla oceny ważności wpisu o rozpoczęciu zapisów na moje autorskie szkolenie on-line z zarządzania projektami dla przedsiębiorczych, nie ma znaczenia kiedy się pojawi na blogu. Na mojej liście priorytetów wpis ten jest zakwalifikowany jako ważny. Nie napiszę go jednak w tym tygodniu. Pewnie nawet nie w przyszłym, bo nie jest jeszcze pilny.

  • Oceniaj pilność abstrahując od ważności zadania. Jeśli masz jutro podjąć decyzję czy na urlop polecisz na Hawaje czy Seszele, bo to ostatni dzień „first minute” w Twoim biurze podróży i możesz zaoszczędzić kilka tysięcy na tej decyzji; a jednocześnie musisz jutro wybrać na jaki kolor pomalować swoją komórkę pod schodami, bo w kolejnym dniu przychodzi malarz by ją pomalować, to pilność tych zadań jest IDENTYCZNA. To w które pole matrycy je wpiszesz, to już zupełnie inna sprawa.

A teraz powiem Ci skąd moja nazwa (4-rech zet) dla macierzy Eisenhowera. W zależności od tego, w którym kwadracie znajdzie się zadanie, możesz wykonać z nim tylko jedną z czterech czynności: Zrobić, Zdecydować, Zdelegować lub Zapomnieć. I wszystko jasne. 🙂

Priorytety | Macierz Eisenhowera

W pierwszej kolejności zrób zadania ważne i pilne.
W drugiej zdecyduj o tym, kiedy będziesz robił te ważne, ale mniej pilne. I jeśli masz akurat wolne moce przerobowe od zadań z priorytetem 1 to bierz się za priorytet 2.
W trzeciej określ kogo „poprosisz o pomoc” w realizacji zadań mniej ważnych. I zdeleguj te zadania.
W czwartej, określ o jakich zadaniach zapominasz, bo nie są dla Ciebie ani ważne, ani pilne.

I już. To by było na tyle jeśli chodzi o priorytetyzację. Bierz się do roboty, priorytetyzuj swoje zadania i zacznij je – jedno po drugim – zamykać.

A co z większym kalibrem? – zapytasz.

Priorytetyzacja „grubszych” tematów…

… nazywanych powszechnie projektami. Od etapu klepniętego pomysłu, aż po te „w realizacji”. Wszystkich Twoich niestandardowych aktywności większego kalibru, które mają wpływ na dostępne zasoby. Jeśli Twoim „głównym” zasobem jest czas to tym bardziej pochyl się nad tą częścią.

Dla jej właściwego zrozumienia konieczne są jeszcze dwa założenia.

  1. Lista projektów, które będziesz priorytetyzował jest uzasadniona. Oznacza to ni mniej, ni więcej, że albo powinieneś, albo chcesz je zrealizować. Każdy z nich ma ważny (i aktualny) powód swojego istnienia na tej liście, nawet jeśli jest nim „tylko” zachcianka Prezesa. Nie martw się, jeśli uchowa się pomysł, którego realizacja jest kompletnie od czapki. Jeśli pragmatycznie podejdziesz do priorytetyzacji to znajdzie się na końcu listy Twoich priorytetów.
  2. Obiektywna ocena projektów w oparciu o wystandaryzowane kryteria jakościowe i ilościowe nie jest ogólnie przyjętą metodyką podejmowania decyzji.

Każda z proponowanych poniżej metod została przeze mnie przetestowana i pozwala na podejmowanie skutecznych decyzji poprawiających efektywność i szybkość realizacji różnego rodzaju inicjatyw, konkurujących o te same zasoby. Nie gwarantuje jednak maksymalizacji zysku na portfelu projektów, czy też w grupie inicjatyw, gdyż kryteria ilościowe takie jak np. IRR, ROI czy NPV nie stanowią kryteriów podejmowania decyzji.

Porównywanie parami.

Pierwsza z proponowanych i sprawdzonych przeze mnie metod polega na porównaniu ze sobą parami wszystkich projektów w danym portfelu, a mówiąc ludzkim językiem, wszystkich inicjatyw, które chcemy zrealizować bądź realizujemy. Każdy z projektów porównywany jest z każdym i uzyskuje w ten sposób określoną ilość punktów będących sumą poszczególnych „zwycięstw”. Im większa ilość punktów tym wyższa pozycja w rankingu. W przypadku remisu decyduje bezpośrednie starcie między projektami.

Priorytety

Z mojego doświadczenia jest to skuteczna metoda, jeśli zniwelujemy jej podstawową wadę. Jest trudna do stosowania w przypadku dużej ilości inicjatyw na ocenianej liście projektów. Aby temu zapobiec możesz wcześniej ograniczyć ilość ocenianych projektów do maksimum 10, jak w powyższym przykładzie. Jeśli masz więcej niż dziesięć projektów to wykorzystaj metodę „dzidy bojowej”.

Metoda „dzidy bojowej”.

Tak ją nazwałem, gdyż takie określenie idealnie oddaje sposób jej działania. Wszystkie, uzasadnione przecież biznesowo inicjatywy, tworzą Twoją dzidę bojową w walce rynkowej. Każda dzida bojowa ma przed-dzidzie dzidy bojowej (bardziej ważne projekty) i za-dzidzie dzidy bojowej (mniej ważne projekty), które można z kolei podzielić na: przed-dzidzie przed-dzidzia dzidy bojowej, za-dzidzie przed-dzidzia dzidy bojowej, … i tak dalej. Klasyfikując projekty do poszczególnych grup dokonujesz wstępnej selekcji inicjatyw, które później „poukładasz” wykorzystując np. porównywanie parami lub ustawiając je w Twoim zdaniem najlepszej kolejności. Proste jak konstrukcja cepa. Zasadę działania tej metody przedstawia poniższy rysunek. Im ciemniejsze cieniowanie grupy projektów tym niższy jest jej priorytet.

Priorytety

Pula punktów.

Ten sposób stosuję, gdy „właścicielami” portfela/grupy inicjatyw jest kilkoro interesariuszy z różnych obszarów biznesowych – np. dyrektorowie czy członkowie zarządu odpowiedzialni za poszczególne obszary kompetencyjne, które obejmuje jeden portfel projektów, liczący kilkadziesiąt inicjatyw. To Oni, samodzielnie, podejmują wspólną decyzję. Mówiąc bardziej precyzyjnie – bardzo ułatwiają jej podjęcie. Każdy otrzymuje określoną liczbę punktów, które może przydzielić określonej liczbie projektów. Wprowadzam pewne ograniczenia w zależności od liczby projektów i decydentów podejmujących decyzję, np. takie, że poszczególnym projektom można przyznać od 1 do 3 punktów. Następnie zliczam punkty i robię wspólną, wstępnie spriorytetyzowaną listę inicjatyw. Stanowi później, na spotkaniu z decydentami, podstawę do podejmowania ostatecznej decyzji o kształcie portfela i priorytetach realizacyjnych.

Te trzy metody w zupełności wystarczą Ci na początek. Przy ich wykorzystaniu zrobisz porządek ze swoją grupą pomysłów, czy też tematów do realizacji w sytuacji, gdy nie masz określonych bardziej „wyrafinowanych” kryteriów decyzyjnych.

Nie wylej dziecka z kąpielą.

Priorytetyzacja to nie jest cel tylko droga do celu. Korzystaj z niej z głową i nie zmieniaj priorytetów za często. Nie będzie to zbyt dobrze świadczyło o jakości strategii Twojej firmy, ale również będzie utrudniać efektywne wdrażanie zmian.
Jednym z parametrów każdego projektu jest czas trwania. Minimum to kilka – kilkanaście tygodni. Należy o tym pamiętać przy podejmowaniu decyzji o częstotliwości dokonywania priorytetyzacji. Raz – dwa razy do roku w zupełności wystarczy. Nie oznacza to, że przeglądu tego co dzieje się w Twoim portfelu projektów, czy też grupie inicjatyw powinieneś dokonywać z taką częstotliwością. Co to to nie. Nie gmeraj tylko za każdym razem w priorytetach bo ich zmiany priorytetów nie powinny być doraźnym narzędziem w przyspieszaniu realizacji poszczególnych inicjatyw.

Korzystaj z zasady odseparowania od siebie ważności i pilności projektów. Nie podnoś priorytetu mało ważnym, tylko dlatego, że zbliża się ich termin realizacji. Jeśli ze względu na ich niski priorytet nie można ich zrealizować w zakładanym terminie to zweryfikuj, czy można je „zdelegować” zlecając dostawcy zewnętrznemu lub „dowieźć” później. Jeśli nie to po prostu usuń je z listy swoich projektów. I tak – z uwagi na ograniczone moce przerobowe – ich nie zrealizujesz. Inne po prostu są ważniejsze – czyli lepiej realizują Twoje cele – więc nie ma co na siłę trzymać na liście tych mało ważnych.

80% jest czasem lepsze niż 100% 😉

Nie planuj swojego czasu na 100%, a jedynie na 80%. Podobnie rób z alokacją innych zasobów. Nie martw się, że przez to nie wykorzystasz ich w 100%. Pozostaw sobie ten 20% margines na nieplanowane czynności czy zadania, które nagle się pojawią. Murphy czuwa. A jeśli się nie pojawią, to w tym „wolnym czasie” możesz zająć się działaniami z grupy „zdecyduj”. Są ważne więc i tak będziesz je chciał zrealizować.

Pobierz planer przygotowany zgodnie z zasadami macierzy Eisenhowera.

Planer

I jeszcze jedno. Priorytety są po to, żeby je stosować. Jeśli zasoby Twojej firmy, obiektywnie nie pozwalają na realizację w zakładanych terminach zaplanowanej wcześniej liczby projektów, to w sytuacji, gdy dostajesz taką informację od osoby odpowiedzialnej za portfel nie odpowiadaj jej: „Projekt X jest zdecydowanie najważniejszy i musi być zrealizowany w pierwszej kolejności, a pozostałe muszą być na czas.” Z życia wzięte. Finalnie, ani nie miało żadnego znaczenia, ani nie dało mi satysfakcji to, że racja była po mojej stronie.

Osobiście uważam, że początek roku –  szczególnie w naszym klimacie – jest mocno przereklamowanym okresem na realizację ważnych postanowień.

Z drugiej jednak strony na wdrożenie priorytetów, jako narzędzia do usprawniania efektywności i szybkości działania, każdy czas jest dobry. Nawet ten szaro-buro-zimowy. Czego Ci serdecznie życzę!

Zdjęcie: Kelly Sikkema z Unsplash.

2 komentarze

  1. Piotr Szczerbiak 10 stycznia 2018 at 14:58 - Reply

    Skuteczne, proste jak konstrukcja cepa 🙂

    • Darek Kazimierski 12 stycznia 2018 at 06:14 - Reply

      Piotr, dzięki za komentarz.
      Zgadzam się, że to proste, ale jak mówił Robert James Waller: „Złożone rzeczy są łatwe do zrobienia. Prostota jest prawdziwym wyzwaniem.” 🙂

Leave A Comment

1 × three =

DARMOWY EBOOK