Produktywność i jej 4 jeźdźców apokalipsy.

Będzie o czasie. A właściwie o jego marnotrawieniu. O 4 prawach, którymi rządzą się nie tylko projekty, a które w doskonały sposób potrafią uprzykrzyć życie. Właściwie to sami je sobie uprzykrzamy. Bo prawa tylko opisują rzeczywistość, a nie ją modelują.

4 prawa „rządzące” projektem a produktywność.

Każde z poniższych praw działa niestety nie tylko przy realizacji projektów, ale również w codziennych zmaganiach z różnego rodzaju zadaniami do wykonania. I choć tylko na działanie jednego z nich nie mamy wpływu, to pozwalamy pozostałym trzem wodzić się za nos i nasza produktywność się obniża. Tak jakoś automatycznie.

Im więcej mamy czasu na wykonanie jakiejś pracy,
tym więcej czasu ona nam zabiera.

Prawo Parkinsona

W przyrodzie tak to już jest, że każdy zapas czasu, który sobie zostawimy na realizację jakiegokolwiek zadania dąży do wykorzystania się w całości.

I nie ma sensu z tym specjalnie dyskutować. W końcu zapas czasu jest po to, żebyśmy zdążyli w terminie. A skoro termin ustalony jest z zapasem to nie ma problemu, jeśli będziemy gotowi na ten termin. Czyż NIE? No właśnie nie. Problem polega na tym, że założenia są złe.

To nie zapasy czasowe powinny determinować realizację,
tylko sposób realizacji powinien determinować poziom zapasów.

Z zapasem czasowym jest jak z budżetem w budżetówce. Jeśli go nie wykorzystujesz w całości, to w kolejnym roku nie licz na większą kasę. Nie opłaca się więc racjonalizować wydatków, bo nadwyżka kasy przepada bezpowrotnie. A Twoja produktywność spada w oczach przełożonych.

Podobnie jest z realizacją zadań. Nawet jeśli udało Ci się skończyć zadanie w zakładanym (rygorystycznym), a nie uzgodnionym („bezpiecznym”) terminie, to nie oddawaj jego rezultatów swoim przełożonym! Po co ryzykować, że skrócą Ci termin następnym razem. Śmierć frajerom!

Może się mylę, ale cały czas obserwuję jak wielu myśli właśnie w ten sposób. Odpowiedzialność za ten stan rzeczy współdzielą ze swoimi przełożonymi.

Mając świadomość posiadania marginesu bezpieczeństwa dla realizacji zadania rozpoczyna się je w ostatniej chwili.

Syndrom Studenta

Otacza nas tak barwny i ciekawy świat i tyle rzeczy jest zawsze do zrobienia. A gdyby tak margines czasowy przesunąć z końca na początek i spożytkować go na inne pilniejsze, albo fajniejsze zadania. Przecież i tak zdążę zrobić to co mam zrobić, bo wiem, ile czasu mi to zajmie. Mam to przećwiczone, a bufor był dla szefa a nie dla mnie.

Trudno jest pozbyć się nawyku odwlekania startu do ostatniego momentu. Niektórym – czyt. studentom – udaje się to odwlekanie nawet przedłużyć. Wybaczcie, sam też byłem studentem i też mi się czasem udawało. ☺

A jeśli Ci powiem, że jedna z metodyk zarządzania projektami zaleca jak najpóźniejsze planowanie startu zadania, a projekty realizowane zgodnie z nią kończą się przed terminem. Wiesz która? Napisz w komentarzu. Taki konkurs!

Jeśli coś ma pójść źle, to na pewno tak się stanie.

Prawo Murphy’ego

Skoro już przepaliliśmy zapas czasu, który dodaliśmy do naszego zadania to nie pozostaje nam nic innego jak zacząć wreszcie jego realizację. Osobom wierzącym sugeruję również zacząć się modlić, żeby Pan Murphy miał akurat wolne. Choć doświadczenie setek tysięcy, jeśli nie milionów projektów pokazuje, że Murphy działa w trybie 24/7 i od dawna nie bierze urlopu ani chorobowego. Ten to ma produktywność.

Jak sobie radzić z Murphy’m? Skoro i tak się stanie to co się ma złego stać, to sugeruję – jeśli już go dodaliście do swoich zadań – zapas czasowy pozostawić w spokoju tam, gdzie jego miejsce. W odwodzie. Zadania realizuj tak szybko jak to tylko możliwe. I nie myśl o tym, że będziesz musiał czekać na ich odbiór. To lepiej, że Ty czekasz na odebranie Twojej pracy. Bo jeśli czekasz to masz czas na sprawy ważne.

Poświęcamy tak wiele czasu na sprawy pilne,
że nie wystarcza go nam na sprawy ważne.

Prawo „straty czasu”

Nie pamiętam już od kogo – ale to mądry człowiek – dowiedziałem się, dlaczego powinniśmy skupiać się najpierw na rzeczach ważny a później pilnych.

Na co poświęciłbyś swój czas, gdybyś wiedział, że pozostanie Ci dzień czy tydzień życia? Na sprawy ważne czy pilne?

A jeśli już jesteśmy przy sprawach ważnych, to dobrze żebyś przeczytał wpis o priorytetyzowaniu. Dowiesz się z niego jak sobie poradzić z określaniem kolejności realizacji czekających Cię zadań tak by Prawo „straty czasu”, jak je na własny użytek nazwałem, Ciebie nie dotyczyło.

Na realizację zadań zbyt często patrzy się jednokierunkowo.
Z perspektywy dowożenia terminów.

Zapominamy o zabezpieczeniu zasobów potrzebnych do ich wykonania. Zabezpieczenie od przypisania znacząco się bowiem różni. Tym, że kierownik projektu, zwany potocznie PM-em, ma komfort graniczący z pewnością, że w wymaganym terminie, otrzyma do wyłącznej dyspozycji, na wymagany czas, kompetentnych ludzi i odpowiednie narzędzia pracy.

A skoro tego komfortu nie ma to do zadań dodajemy bufory czasowe. Bo tak jest najprościej „zabezpieczyć” termin realizacji zadania. Metoda tak samo efektywna jak i skuteczna.

Zdjęcie: NeONBRAND z Unsplash.

By |2018-03-09T13:08:33+00:009 marca 2018|Uncategorized|0 Comments

Leave A Comment