Jaki jest mój stosunek do trójkąta?

Będzie kontrowersyjnie. Prosto i do celu. Jeśli więc nie masz 18-stu lat to nie czytaj dalej, a najlepiej opuść czym prędzej tę stronę. Nie biorę odpowiedzialności za Twoją klauzulę sumienia …

Tak zapewne zacząłbym ten wpis, gdyby nie był zamieszczony na „poważnym” blogu o zarządzaniu projektami a trójkąt projektowy nie był jego tematem przewodnim.

Trójkąt jaki jest każdy widzi

Ameryki nie odkrywam. To podstawy. Trójkąt projektowy, ograniczeń projektowych, złoty, czy co tam jeszcze ludzie wymyślą, żeby się wyróżnić pisaniem o czymś nowym. A trójkąt jaki jest każdy widzi.

Trójkąt projektowy

Cztery parametry wpływające bezpośrednio na realizację celów projektu: zakres, jakość, budżet i czas. Wzajemnie powiązane w trójkącie. Jeszcze nikomu nie udało się ich uwolnić. Choć wielu próbowało i nadal próbuje zakrzywiać rzeczywistość. Szczęściarzom z „mamy nieograniczony budżet” lub „oddamy do użytku jak skończymy” daję żółtą kartkę za stosowanie niedozwolonych środków dopingujących.

Wszystko po to, żeby zrealizować cel projektu

Czy aby na pewno? Co jest celem każdego projektu? Zrealizowanie zakładanego rezultatu z daną specyfikacją w określonym budżecie i czasie. Tylko tyle i aż tyle. Bez doktoryzowania się.

Celem projektu nigdy nie jest: wdrożenie systemu, nowy produkt, uruchomienie do kwietnia, ukończenie w 4 miesiące, zmieszczenie się w 100 tysiącach.

Ale kiedy w projekcie tracisz cel z oczu to pojawia się pokusa skupienia jedynie na jednym jego elemencie. Najbardziej dla Ciebie istotnym w danym momencie. I stąd ciśnienie na skrócenie czasu realizacji lub zmniejszenie kosztów, czy też zwiększenie zakresu. A że odbija się to na pozostałych parametrach?

To nie moje zmartwienie

  • – Klient ma dostać ten produkt w terminie. To nie ja odpowiadam za budżet projektu!

  • – System musi jeszcze automatycznie wysyłać … . Takie są wymogi prawne. Za niewdrożenie w terminie będą naliczane drakońskie kary!

Ile to razy słyszałem podobną argumentację?

Ciążyła nade mną klątwa wiedzy

Kiedyś mnie dziwiła ta ignorancja zainteresowanych. Później irytowała. W końcu zrozumiałem, że problem jest po mojej stronie. Przyjąłem założenie, że skoro ktoś „pracuje w projekcie” to ma pojęcie o materii, z którą się styka. Skoro ja wiem, to i On/Ona wie. Nic bardziej mylnego.

Najgorsze dla Ciebie nie jest to czego nie wiesz,
ale to co wydaje Ci się, że wiesz,
choć w istocie nie jest to prawdą!

A może nie potrafiłem wytłumaczyć, że należy patrzyć na cały trójkąt? No to uprzejmie wyjaśniam. Przykład z życia wzięty. Że kontrowersyjny? Utknie Ci na dłużej w pamięci.

Co ma stosunek do trójkąta

Z trójkątem projektowym jest jak z płatnym seksem. Płaci się określoną kwotę za realizację określonego zakresu usług w określonym czasie. I tu się kończy moja wiedza, więc posłużę się innym przykładem: wizytą u kosmetyczki i zewnętrznym know-how – mojej żony.

  • – Kochanie, przecież robię to dla Ciebie. Chcę Ci się podobać!

  • – I dlatego spędziłaś u kosmetyczki całe popołudnie?

  • – Wyrobiłabym się w 2 godziny, ale zrobiłam sobie jeszcze brwi i wygładziłam skórę wokół oczu.

  • – To dlatego wydałaś tyle kasy!

  • – No wiesz! Wydałabym znacznie więcej, ale wiedziałam, że będziesz się złościł więc poprosiłam o zastosowanie środka, który jest dużo tańszy. Musi niestety dłużej leżeć na twarzy, żeby być skutecznym. Coś za coś. Ale efekt końcowy jest super, prawda?

Wzajemne powiązania: Jakość – Czas – Zakres – Budżet widać w naszej wymianie zdań jak na dłoni.
A skoro da się w domu, to dlaczego nie udaje się w zagrodzie?

Bo nie ustalamy priorytetów

A po jakiego grzyba? – zapytasz. Już wyjaśniam. Priorytety przydają się nie tylko przy określaniu jakie zadania chcemy, czy powinniśmy realizować. Są nie mniej istotne przy określeniu strategii realizacji projektu.

Na początku projektu powinno się uzgodnić, który parametr jest dla projektu najważniejszy i jest „nie do ruszenia”, choćby sam szef wszystkich szefów chciał go zmienić.

– Jeśli termin realizacji jest nieprzekraczalny – to będzie to czas.

– Jeśli masz określoną ilość woreczków z pieniędzmi – to będzie to budżet.

– Jeśli musisz dostarczyć konkretny rezultat zdefiniowany na przykład w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (w zamówieniach publicznych) – to będzie to zakres.

Ustalasz go raz na zawsze i „choćby skały s@#$y” – jak mawia mój przyjaciel – nie powinno się przy nim gmerać.

Dwa punkty swobody to dużo lepiej niż trzy

Powinieneś optymalizować realizację projektu z perspektywy drugiego z parametrów. Drugiego co do ważności. Pierwszy jest nie do ruszenia! Pamiętasz?

Co to dokładnie znaczy? Ni mniej, ni więcej tyle, że w trakcie prac projektowych to pozostałe dwa parametry będą musiały być dostosowywane do dwójki wybrańców. I to wśród nich będziesz szukał możliwości utrzymania w ryzach pierwszego i drugiego.

Trójkąt projektowy

Uwielbiam ten rysunek. Powinien być pokazywany na kick-off’ie (dla mniej wtajemniczonych: po polsku to będzie spotkanie otwierające) każdego projektu. Bez wyjątku. Oczywiście z komentarzem.

Pokuszę się o jeszcze jeden komentarz. Kiedy nie możesz przesunąć terminu rozpoczęcia europejskiej imprezy w piłce nożnej. I ważne jest, żeby mecze odbyły się na pięknych stadionach a impreza dobrze wypromowała Twój kraj. To nie masz wyboru. Będziesz musiał pogodzić się, że część z planowanych ważnych inwestycji nie będzie gotowa nawet kilka lat po zakończeniu imprezy. Przy okazji nie wydasz całego zaplanowanego budżetu i będziesz mógł to również pokazać jako sukces projektu. 🙂

Nie bardzo rozumiem to, że można ograniczyć koszty wydłużając czas

  • – Wyobraź sobie, że masz do wykopania „fundament” pod płot. W budżecie zaplanowałeś koszty wynajęcia koparki wraz z jej operatorem. Nie goni Cię jednak czas a chcesz oszczędzić na tym zadaniu, więc za przysłowiową butelczynę wynajmujesz Pana Józka z kumplami. Koszty Ci spadają, czas się wydłuża.

  • – Ale spada też jakość – zaprotestowałem. – W życiu nie zdecydowałbym się na taką zamianę.

  • – To zależy czy i jak ją będziesz kontrolował oraz jakiego poziomu jakości potrzebujesz. Pamiętaj, że to jedna z opcji. Nie musisz się na nią decydować, ale czasem warto ją rozważyć, szczególnie dla zadań, które mogą być realizowane równolegle z innymi, a kryteria jakości nie są wyśrubowane. Wtedy część z oszczędności na realizacji zadania możesz przesunąć na kontrolę jakości a i tak powinieneś być do przodu z budżetem.

Ten krótki fragment ebooka (możesz go pobrać zupełnie za darmo ze strony bloga) odpowiada na jedno z pytań, które często pojawiało się gdy omawiałem trójkąt projektowy na prowadzonych przeze mnie szkoleniach.

To jaki jest mój stosunek do trójkąta?

Możesz się już chyba domyślić, że pełen pokory i szacunku. Przez wiele lat, z projektami za pan brat, nauczyłem się jak z nim żyć. Co mogę poradzić Tobie?

  • Nie trać z oczu celu projektu!

  • Zadbaj o to, żeby było jasne dla wszystkich zainteresowanych, które parametry projektu są najważniejsze. I broń ich jak lew.

  • Nie licz na to, że uda Ci się zgiąć łyżkę siłą woli. Trójkąt projektowy to nie Matrix.

A za tydzień przeczytasz o 4 klątwach realizacji projektu. Choć określenie projektowi jeźdźcy apokalipsy również dobrze pasuje. Zapisz się na newsletter, żeby nie przegapić.

Zdjęcie: Aki Tolentino z Unsplash.

By | 2018-03-06T23:32:36+00:00 2 marca 2018|Priorytety, Zarządzanie projektami|0 Comments

Leave A Comment