Ryzyk – fizyk. Zarządzanie ryzykiem to nie fizyka kwantowa.

To jedno z niewielu „zjawisk przyrodniczych”, które towarzyszy nam przez całe życie, projektowe i nie projektowe. Ta koegzystencja rozpoczyna się jeszcze przed naszym poczęciem. Szansa, że ten konkretny plemnik dotarł był do właściwej komórki jajowej i dał Tobie życie była znacznie mniejsza niż ryzyko, że Twoje życie zmieni się, bo trafisz szóstkę w Totka.

Matematyka nie kłamie. Prawdopodobieństwo trafienia szóstki wynosi 1:14 mln, a dzięki normom WHO (Światowa Organizacja Zdrowia) możesz sprawdzić, czy nie wprowadziłem Cię w błąd z szansami na urodzenie.

Zarządzanie ryzykiem to wbrew pozorom nie jest trywialny temat, jak się wielu wydaje. To złożona materia, przy „obrabianiu” której wytaczane są niejednokrotnie bardzo ciężkie i złożone w swojej konstrukcji działa. Postaram się przedstawić Ci zarządzanie ryzykiem w prosty i przystępny sposób. Jako wprowadzenie do dalszych studiów tej arcyciekawej dziedziny.

Czym jest ryzyko

Zacznę książkowo. Ryzyko to miara zagrożenia będąca kombinacją prawdopodobieństwa wystąpienia niepewnego zdarzenia oraz wielkości wpływu związanego z tym zdarzeniem (skutek wystąpienia ryzyka).

To teraz po ludzku. Ryzyko definiują dwa parametry:

– jakieś zdarzenie, które może pokrzyżować nam plany, np. choroba, deszcz, brak towaru w magazynie, opóźniająca się dostawa, itd. itp.

– oraz wpływ tego zdarzenia na naszą rzeczywistość, np. konieczność rezygnacji z planowanego urlopu, opóźnienie w budowie, brak możliwości realizacji zamówienia Klienta, przestój w realizowanym projekcie, itd. itp.

Sam fakt zaistnienia zdarzania to jeszcze nie ryzyko, choć wiele osób tak uważa, co obserwuję w trakcie wykonywania na moich szkoleniach ćwiczeń poświęconych ryzyku.

Jeśli za niepewnym zdarzeniem nie podąża jego wierny kompan – negatywny wpływ to nie ma ryzyka.

Weźmy przykład autobusu, który uciekł. Jeśli jest to ten autobus to masz kłopot, bo spóźnisz się do pracy albo co gorsze na spotkanie z ukochaną bądź ukochanym. Jeśli uciekł Ci ten autobus, ale akurat dzisiaj nie wybierasz się do pracy tylko jedziesz pozałatwiać inne sprawy to ryzyko nie występuje.

Kolejny przykład. Choroba. Jeśli w jej wyniku nie zrealizujesz uzgodnionej z Klientem usługi to będziesz musiał się gęsto tłumaczyć albo w najgorszym wypadku stracisz Klienta. Jeśli dopadła Cię na urlopie to wpływ wystąpienia tego zdarzenia na obsługę Klientów nie występuje.

Jeszcze jedno. Gwoli obiektywnej ścisłości. Ryzyko może być pozytywne, jeśli wpływ jest pozytywny, np. korzystna zmiana kursu walut, gdy mamy kredyt hipoteczny w … euro. 😀

Jak zarządzać ryzykiem

Nie tylko projektowym, choć przedstawione poniżej podejście doskonale sprawdza się w projektach.

  • Po pierwsze primo – zidentyfikuj ryzyko

  • Po drugie secundo – oceń zagrożenie

  • Po trzecie tertio – określ możliwe reakcje

  • Po czwarte – wybierz adekwatną reakcję

  • Po piąte – zaplanuj wprowadzenie działań w życie

  • Po szóste – monitoruj (i raportuj).

Identyfikacja ryzyka

Patrząc z perspektywy projektu, określenie jakie zagrożenia bądź szanse mogą się pojawić. Pamiętaj, że każde zagrożenie bądź szansę definiują zdarzenie, które je wywołuje oraz wpływ tego zdarzenia. Analizując wpływ zawsze patrz przez pryzmat trójkąta projektowego: jak incydent, który może mieć miejsce przełoży się na budżet, czas, zasoby czy też jakość.

Opis zidentyfikowanych zagrożeń powinien być przejrzysty i w miarę szczegółowy. Powinien – uwaga będę się powtarzał – zawierać charakterystykę okoliczności wystąpienia zdarzenia oraz wpływ jego wystąpienia na projekt.

Przykłady:

  1. Opóźnienie w dostawie materiałów eksploatacyjnych do drukarki, skutkujące poślizgiem wydruku ulotek informacyjnych na konferencję.
  2. Choroba dziecka uniemożliwiająca wyjazd na urlop.
  3. Konieczność współdzielenia zespołu testerów (osoby testujące rozwiązanie informatyczne) z projektem o wyższym priorytecie, co może przełożyć się na termin wdrożenia systemu.

Widzisz! Same konkrety w znanym Ci już modelu: co się może wydarzyć i na co się to przełoży.

Na tym etapie pojawia się chęć do przeciwdziałania wykrytym zagrożeniom. Nie skupiaj się na niej. Będzie na to czas. Teraz ważniejsza jest …

Ocena zagrożenia

Obejmuje określenie prawdopodobieństwa wystąpienia każdego z wyłapanych przez Ciebie zagrożeń i określenia poziomu wpływu tych zagrożeń na projekt.

Z pomocą przychodzi macierz ryzyka. Z mojego doświadczenia nieocenione narzędzie, szczególnie w kolejnym etapie zarządzania ryzykiem.

Zarządzanie ryzykiem

Przy określaniu prawdopodobieństwa (wystąpienia jakiegoś zdarzenia) jak i wpływu (skutku wystąpienia) wystarczy, gdy będziesz je określał w kategoriach małe / średnie / duże. Jeśli stosujesz metody ilościowe w ocenie prawdopodobieństwa wystąpienia jakiegoś zdarzenia, to do poszczególnych kategorii przypisz konkretne wartości.

Prawdopodobieństwo małe – 1 do 19%

Prawdopodobieństwo średnie – 20 do 49%

Prawdopodobieństwo wysokie – 50 do 99%

Teraz pojawią się pytania: dlaczego?. Odpowiem na dwa z nich.

  1. Dlaczego wysokie prawdopodobieństwo zamyka 99% a nie 100%?

Gdyby było 100% to nie mówimy już o prawdopodobieństwie wystąpienia, tylko zdarzeniu pewnym. Takim, które na pewno nastąpi. Na chwilę obecną, pewne jest, że jutro nastanie kolejny dzień. Za kilka miliardów lat, gdy Słońce zacznie zmieniać się w czerwonego olbrzyma i zapewne wchłonie Ziemię, będzie można rozpatrywać zdarzenie nastania kolejnego dnia w kategoriach prawdopodobieństwa. Dzisiaj nie ma co sobie tym jednak zawracać głowy.

  1. Dlaczego prawdopodobieństwo wysokie zaczyna się od 50%.

Całkowicie zasadne pytanie. Przecież 50% to połowa, więc powinno być średnie. No cóż. Ja interpretuję 50% nieco inaczej. Jest to oczywiście związane z psychologicznym poziomem akceptacji ryzyka. Dla mnie 50% prawdopodobieństwo urwania palca, złamania kończyny, stracenia głowy, zarobienia dodatkowych pieniędzy jest wysokim prawdopodobieństwem. Ale nie będę przecież decydował za Ciebie.

Czy 50% prawdopodobieństwo, że zdradza Cię partner zakwalifikujesz jako średnie czy wysokie?

Określenie możliwych reakcji na ryzyko

Dla każdego zagrożenia powinno się przygotować kilka potencjalnych reakcji, które skupią się na ograniczaniu prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia, bądź zmniejszeniu skutków jego wystąpienia. Wybór reakcji powinien zależeć od oceny ryzyka i być adekwatny do sytuacji. Nie ma większego sensu w unikaniu ryzyka wzięcia udziału w kolizji drogowej poprzez trzymanie samochodu w garażu. No chyba, że jesteś szczęśliwym posiadaczem Ferrari 250 GTO.

O tym jak wybrać adekwatną reakcję będziesz mógł przeczytać za parę chwil. Teraz przejdźmy do poszczególnych reakcji.

Zapobieganie zwane również unikaniem

Usunięcie zagrożenia poprzez wprowadzenie środków zaradczych, które albo wyeliminują wystąpienie zagrożenia, albo wyeliminują jego negatywny wpływ na projekt. Pozytywnemu wpływowi sugeruję po prostu się poddać.

Przykład:
Musisz jutro z samego rana (9:00) wystąpić na konferencji w mieście odległym od Twojego miejsca zamieszkania o 100 km. Raczej nie możesz się spóźnić. (Słowo raczej w poprzednim zdaniu dodałem dla osób o wysokim poziomie akceptacji ryzyka.) Możesz oczywiście określić, ile zajmie Ci dojazd, wstać odpowiednio wcześniej i dojechać na czas. Możesz też, pojechać dzisiaj wieczorem i przespać się w hotelu. To właśnie będzie zapobieganie, choć wiem, że znajdą się malkontenci, którzy powiedzą, że przecież można zaspać i i tak się spóźnić!

Redukowanie bądź też łagodzenie – jak kto woli

Czyli podjęcie działań pozwalających na sterowanie zagrożeniem. I tu zwracam się do malkontentów z poprzedniego akapitu: jak się boisz, że zaśpisz w hotelowym łóżku to nastaw sobie drugi budzik, a najlepiej poproś na recepcji, żeby Cię obudzili o odpowiedniej porze. U mnie działa.

Inną z metod redukowania zagrożenia jest wybór sprawdzonego dostawcy. Nie wyeliminuje to całkowicie ryzyka, ale zmniejszy prawdopodobieństwo jego wystąpienia.

Przeniesienie, przez niektórych nazywane transferem

„Przekazanie” ryzyka stronie trzeciej. Dzięki dobrodziejstwu ubezpieczeń komunikacyjnych, miliony Polek i Polaków, posiadaczy czterech kółek, przenoszą potencjalne koszty napraw swoich pojazdów, w związku ze zmaterializowaniem się ryzyka udziału w kolizji drogowej, na ubezpieczyciela. Uff.

Akceptacja, czyli powszechne „branie na klatę”

Nie myl z „kładzeniem na to …”. Pogodzenie się z istniejącym zagrożeniem. Świadome pogodzenie się! Przemyślane i zaakceptowane, gdy nie mamy możliwości innej reakcji bądź wpływ zmaterializowanego ryzyka na projekt jest minimalny. „Na ten czas” warto przygotować sobie w zasobach projektowych odpowiednie rezerwy.

Plan rezerwowy na wypadek

Na wypadek, gdy nasze ryzyko się jednak zmaterializuje. Zaplanowanie i organizacja odpowiednich działań po to, żeby je uruchomić w momencie urzeczywistnienia się zagrożenia. Na przykład ściągnięcie jedynego niezastępowalnego pracownika z urlopu, czego nie życzę żadnemu pracownikowi, gdy jego obecność będzie niezbędna.

Wybór reakcji

Sprowadza się do wyboru konkretnego rozwiązania po dokonaniu oceny kilku wariantowych reakcji na wystąpienie zagrożenia. Istotne jest by reakcja była współmierna do poziomu zagrożenia.

Tutaj ponownie z pomocą przychodzi macierz ryzyka, ułatwiając podejmowanie decyzji w zakresie tego co możemy zrobić.

Zarządzanie ryzykiem

Planowanie wprowadzenia działań

Niezwykle istotny, a jakże często pomijany etap. Sprowadza się do przygotowania i wdrożenie planów zarządzania ryzykiem. Wymaga uzgodnienia i przydzielenia odpowiednich zasobów do ich realizacji oraz – z dużą dozą prawdopodobieństwa – będzie wymagało wprowadzenia zmian w planie projektu.

Monitorowanie i raportowanie

Ktoś musi śledzić co się dzieje z Twoim ryzykiem i dawać znać, jeśli sytuacja zacznie przybierać niekorzystny bądź korzystny obrót. Pamiętasz? Ryzyko może być pozytywne. Wspominałem już o tym. Posłużę się przykładem, żeby Ci się utrwaliło.

Za kilka tygodni wybieram się na krótki urlop na południe Europy. Organizowany we własnym zakresie. Po mojej stronie był więc również zakup biletów lotniczych. Prawdopodobieństwo kupienia ich w atrakcyjnej cenie i dzięki temu obniżenie kosztów podróży oszacowałem jako wysokie. Szczególnie, że przygotowywać się do „polowania” na bilety zacząłem 4 miesiące przed planowanym wyjazdem. Uzbroiłem się w narzędzie do monitorowania i raportowaniaskyscanner – i cierpliwie czekałem na dobre wiadomości. Oszczędziłem dzięki temu dobrych kilkaset złotych na biletach. Nie zawsze możesz jednak skorzystać z narzędzi informatycznych. Rolę sygnalisty, w takich przypadkach, powinien pełnić człowiek. I musi o tej roli i oczekiwaniach z nią związanych wiedzieć!

Nie licz na to, że przeciwnik nie nadjedzie,
tylko czekaj z przygotowanymi 
środkami,
które pozwolą Ci go odeprzeć.

 – Sun Tzu, Sztuka wojny – 

Zarządzanie ryzykiem się opłaca

Mógłbym powiedzieć, że Sun Tzu pozamiatał i zakończyć ten wpis. Chciałbym Ci jednak uzmysłowić, że zarządzanie ryzykiem najnormalniej w świecie się opłaca.

Nie tracisz czasu na naprędce planowane działania będące skutkiem zmaterializowania się ryzyka. To, że nie spodziewałeś się wystąpienia jakiegoś zdarzenia wcale nie oznacza, że takie zdarzenie nie zajdzie! Pamiętasz Pana Murphy’ego? Widziałem się z nim ostatnio. 😉

Oszczędzasz pieniądze bądź wydajesz ich mniej – ja, bez większego problemu i zaangażowania czasowego, zaoszczędziłem kilkaset złotych na biletach lotniczych.

Nie ponosisz bądź ograniczasz koszty opóźnienia realizacji projektu. Do kosztów tych osobiście zaliczam również koszty opóźnienia czerpania korzyści biznesowych w wyniku niezrealizowania projektu w terminie!

Trzy przykłady chyba wystarczą. Miłego dnia i uważaj na siebie!

Nie chcesz przegapić podobnych artykułów? Poinformuję Cię o nich mailem, więc jeśli nie zapisałeś się jeszcze do Newslettera, to skorzystaj z poniższego formularza zapisu. Trochę klikania, które się opłaci.

By | 2018-04-12T23:25:07+00:00 6 kwietnia 2018|Zarządzanie, Zarządzanie ryzykiem|0 Comments

Leave A Comment